90 Prozent der Nutzer sehen ihre Erwartungen erfüllt

Strategiefrage Dokumenten Management

19.07.2007
Von 
Werner Kurzlechner lebt als freier Journalist in Berlin und beschäftigt sich mit Rechtsurteilen, die Einfluss auf die tägliche Arbeit von Finanzentscheidern nehmen. Als Wirtschaftshistoriker ist er auch für Fachmagazine und Tageszeitungen jenseits der IT-Welt tätig.
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Nur zehn Prozent der Firmen, die Dokumenten-Management-Systeme (DMS) einsetzen, äußern sich enttäuscht über deren Nutzen. Dennoch ist ein erfolgreicher Einsatz mitnichten garantiert - und in Sachen DMS sind unzählige Aspekte abzuwägen. Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) durchleutet in einer neuen Studie den Markt.
DMS steht vor allem für Archivierung und Revisionssicherheit.
DMS steht vor allem für Archivierung und Revisionssicherheit.

Im Vergleich zu 2003, als der VOI schon einmal einen Überblick erstellte, ist der DMS-Markt gewachsen. Setzte damals jeder Zehnte Dokumenten-Management-Systeme im engeren Sinne ein, so tut das inzwischen jeder Vierte. Hinzu kommen noch einmal zehn Prozent an Firmen, die DMS-ähnliche Systeme verwenden. Dieser Anteil ist genau so groß wie vor vier Jahren.

Große Unternehmen profitieren von DMS im Schnitt schneller und mehr als kleine, für die sich der Einsatz aber durchaus auch lohnen kann. Aufschlussreich ist in diesem Kontext, die Zufriedenheit nach Firmengrößen aufzudröseln.

Von den Unternehmen, die höchstens 25 Mitarbeiter beschäftigen und klassische Dokumenten-Management-Systeme einsetzen, sagt kein einziges, dass der Nutzen unter den Erwartungen geblieben sei. Umgekehrt verhält es sich mit Unternehmen, für die zwischen 26 und 50 Mitarbeiter arbeiten: Ein Fünftel beklagt sich über nicht erfüllte Erwartungen, kein einziger Betrieb verfällt in Überschwang.

Die Beschaffungskosten schwanken beträchtlich: Heruntergebrochen auf die einzelnen Anwender in den Betrieben reicht das Spektrum von 451 Euro bis 2.917 Euro. Kleine Unternehmen müssen relativ die höheren Kosten einplanen. Sie müssen auch bis 38 Monate einkalkulieren, ehe sich die Investition amortisiert hat. Große Unternehmen erreichen dieses Ziel bisweilen schon binnen acht Monaten - wenn die übrigen Parameter stimmen.

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