CIOs auf dem Campus ergeht es nicht viel anders als ihren Kollegen in den Bürotürmen - warum auch? Die IT-Chefs von Hochschulen sind vor den klassischen und ewiggleichen Fehlern der CIO-Welt nicht gefeit. Zum Beispiel den, zu sehr auf die Technologie und zu wenig auf das Ergebnis ihres Einsatzes zu achten. Und die Uni-CIOs sind - auch das kennen ihresgleichen aus der Firmenwelt - auf das funktionierende strategische Zusammenspiel mit Unterstützern angewiesen. Auf Vorstandsebene, aber zunächst einmal auch darunter.

Auf diese Erkenntnisse weisen die beiden Gartner-Analysten Glenda Morgan und Alan D. Duncan in ihrer Studie "How to Make the Business Case for Learning Analytics" aufmerksam.

Klassische BI nicht im Abseits

Learning Analytics ist also das Kernthema der Studie: Software-Tools, die via Analysekraft den Lernerfolg optimieren können. Lernerfolg: Nun ja, das sollte zumindest das Kerngeschäft einer Hochschule sein. Insofern ist Learning Analytics für den Campus sozusagen als Äquivalent zu Business IntelligenceBusiness Intelligence (BI) und Analytics auf allgemeiner Unternehmensebene zu betrachten. Just an dieser Stelle wird der Gartner-Befund aber höchst erstaunlich. Alles zu Business Intelligence auf CIO.de

Während nämlich die CIOs insgesamt BI und Analytics momentan mit sehr hoher Priorität betreiben, investiert nach Beobachtung der Autoren nur eine Minderheit der Hochschulen tatsächlich in Learning Analytics. Diese an sich auf den hauseigenen Bedarf zugeschnittenen Tools fristen nämlich an den Universitäten auch im Vergleich zu institutioneller Analyse-Software ein stiefmütterliches Dasein.

Das heißt: Die Hochschul-IT-Chefs investieren durchaus in klassische BI, die dem Management der Hochschule als Organisation dient. Aber nur selten starten sie Initiativen, die den Anwendungsbereich auf die Welt des Lehrens, Lernens und Forschens ausdehnt.

Die Gründe, die Gartner dafür ausmacht, ergeben sich im Kern aus den oben genannten Problemfeldern. Ein zu starker Fokus auf die Technologie-Seite verhindert durchschlagende Erfolgsbeispiele in der Praxis. Erfolgreiche Business Cases wären aber selbstredend wichtig, um einen Schub für Learning Analytics zu erreichen.

Das zweite Versäumnis liegt darin, dass zielführende Allianzen mit den potenziellen Anwendern - in diesem Fall den einzelnen Fakultäten respektive geeigneten Lehrstühlen - zu oft unterbleiben.

Morgan und Duncan haben angesichts dieser Defizite einen aus sechs Punkten bestehenden Plan entwickelt, mit dessen Hilfe Campus-CIOs aus ihrer Sicht Learning Analytics vorantreiben können.

1. Eine starke und ergebnisorientierte Vision aufsetzen

"CIOs müssen verstehen, zumindest in einem weiten Sinne, was 'falsch' läuft, bevor sie eine Vision für besser geeignete Tools entwickeln", schreiben die Gartner-Analysten. "Und nicht nur das: CIOs müssen auch die Natur des Problems verstehen, bevor sie eine Lösung suchen."

Das Autorenduo will mit dieser Diagnose insbesondere verdeutlichen, dass die IT-Chefs ihre Perspektive wechseln sollten. Es ist zum Beispiel oftmals nicht relevant, ob eine konkurrierende Institution möglicherweise über eine technologisch schickere Analyse-Software verfügt. Wichtig ist stattdessen, die individuell konkreten Probleme vor Ort anzupacken.

Vielleicht plagt sich eine Hochschule mit insgesamt unterdurchschnittlichen Lernerfolgen der Studierenden herum. Das ist dann aber eine andere Ausgangslage, als wenn es beispielsweise um die bessere Verzahnung des Gelernten mit dem vorhandenen Bedarf in Wirtschaft und Gesellschaft geht.

Als erstes Element eines Business Cases gilt es deshalb laut Gartner, eine positive Vision zu beschreiben, die emotional und rational an die Erwartungen der potenziellen User anschließt - am besten im Dialog mit eben diesen. Diese Vision sollte ehrgeizig angelegt sein und Einzelbedürfnissen ebenso dienen wie der Organisation als Ganzer.

• Die anvisierten Ergebnisse können an vier breite Nutzenkategorien angelehnt sein:

• verbesserte Wirksamkeit (zum Beispiel durch erhöhte Verweildauer der Studierenden an der Institution)

• ein höheres Niveau an akademischer oder geschäftlicher Effizienz (etwa durch bessere Kostenkontrolle, indem seltener nach Ersatz für verloren gegangene Studenten gesucht werden muss)

• Risikominimierung (etwa im Bereich der auf Studienleistungen basierenden Finanzierung)

• Verzahnung mit den strategischen Plänen der Hochschule.

2. Ehrlichkeit und Mut beim Bremsenlösen

Im Umgang mit Bremsfaktoren sollten die CIO proaktiv sein. Sie sollten nach Gartner-Empfehlung Bremsfaktoren sichtbar machen und offen mit ihnen umgehen - und zwar als Mittel, um Widerstände zu überwinden. "Deutlichkeit über die Gründe vergangener Misserfolge verlangt Ehrlichkeit, Beweglichkeit und Mut", schreiben die Analysten den IT-Chefs ins Stammbuch.

Klarheit und Offenheit im Umgang mit unausgesprochenen Barrieren kann demnach nützlich sein, um interne Spannungen im Dienste einer konsensfähigen Lösung aufzulösen. Diese Konflikte gibt es konkret zum Beispiel dann, wenn Fakultäten aus Angst vor Kontrollverlust Daten nicht teilen wollen oder wenn sie aus Nachlässigkeit bisher unbrauchbare Daten gesammelt haben.

3. Verknüpfung von Investitionen und Ergebnissen herstellen

CIOs müssen verständlich machen, wie der Output von Learning Analytics samt der zu Grunde liegenden Daten konkrete Ergebnisse zeitigt. Gartner mahnt dabei an: "Erkannt werden sollte das Spannungspotenzial zwischen Wirksamkeit, Effizienz und Risikotreibern." Die einzelnen Abteilungen der Organisation verfolgen dabei eigene Interessen. Der IT-Chef sollte über diese unterschiedlichen Perspektiven im Bilde sein und sie auszutarieren versuchen. Herauszustellen gilt es dabei, welcher akademische und institutionelle Nutzen geliefert wird, wie die Administration unterstützt werden kann und welche Daten benötigt werden.

Eine konzeptuelle Übersicht sollte laut Gartner die Beziehung zwischen sechs Faktoren zum Ausdruck bringen:

• erwartete Ergebnisse,

• daraus resultierender Handlungsbedarf,

• Fragen über die Ergebnisse und damit verbundene Entscheidungen,

• die Präsentation der Ergebnisse,

• die Logik der Datenprozessierung,

• der Input an Daten.

4. Präsentation am besten grobkörnig

Den akademischen und geschäftlichen Führungskräften solle man nicht den vollständigen Projektplan präsentieren, sondern lieber eine grobe Übersicht, empfiehlt Gartner. Zu betonen gilt es die Dinge, die die Betroffenen wirklich interessieren: Wann bekomme ich welche Ergebnisse - und wie genau betrifft mich das. Enthalten sollten so eine Präsentation einen einfachen zeitlichen Ablauf mit Meilensteinen, Informationen über den zu erbringenden Einsatz der Stakeholder sowie einen Abriss der benötigten Ressourcen (Kosten für Tools und Personal).

Besser ist es nach Einschätzung von Gartner, einen fertigen Plan zu liefern und keine denkbaren Alternativen ins Spiel zu bringen. Auf Einwände in der Diskussion sollte man mit guten Argumenten vorbereitet sein.

5. Kosten-Nutzen-Analyse im Kontext

Der Nutzen einer Initiative muss greifbar gemacht und als erstrebenswert dargestellt werden. Und er muss quantifizierbar sein. Der Return-on-Investment (ROI) sollte argumentativ mit der in Schritt Eins entworfenen Vision gekoppelt werden. Das Augenmerk sollte auf wenigen Leitindikatoren liegen - und insbesondere auf der finanziellen Seite, denn die Kostenseite ist laut Gartner an den Hochschulen in aller Welt zumeist strapaziert.

6. Kick-Start durch drei Sofort-Aktionen

Um der Learning Analytics-Initiative Schwung zu verleihen, rät Gartner zu drei schnellen Aktionen. Diese Aktionen sollen unter anderem unterstreichen, dass das Projekt ernsthaft forciert wird, und für Begeisterung sorgen. Ein zuversichtliches und zielgerichtetes Handeln zeige zudem, dass der CIO und sein Team die Lage im Griff haben.