Ab ins Archiv

Mangelhafte E-Mail-Archivierung kann teuer werden. Im Dezember 2002 wurde die Deutsche Bank von der US-Börsenaufsicht, der Securities and Exchange Commission (SEC), gezwungen, 1,65 Millionen US-Dollar Strafe zu zahlen. Der Grund: Entgegen rechtlichen Vorschriften hatten die Anlageberater der Bank E-Mails falsch oder gar nicht abgespeichert. Dadurch wurden Ermittlungen zu umstrittenen Anlageempfehlungen erschwert. Neben der Deutschen Bank mussten auch Goldman Sachs, Morgan Stanley und Salomon Smith Barney sowie andere Geldhäuser zahlen.

Mit der lückenhaften E-Mail-Archivierung verletzten die Geldhäuser US-Recht. Maßgeblich ist das SECGesetz für Finanz- und Börsendienstleister. Auch in Deutschland hat der Gesetzgeber den geschäftlichen E-Mails rechtsverbindlichen Status verliehen und sie Papierdokumenten gleichgesetzt. Die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) verlangen, dass Geschäfts-Mails samt Anhänge digital recherchierbar bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden (siehe Kasten). Eine lückenlose Mail-Archivierung ist aber auch für Streitfälle zwischen Firmen und Partnern, bei denen einzelne Vorgänge zu jedem Zeitpunkt sofort einsehbar sein müssen, notwendig.

Der knappe Plattenplatz auf dem Exchange-Server war für den Associate Director IT beim Martinsrieder Biotech-Unternehmen Morphosys Steffen Pohlenz der Hauptgrund, sich nach einer Mail-Archiv-Lösung umzusehen. "Wir haben eine Alternative gesucht, die unseren Exchange-Server entlastet und Marktanalysen durchgeführt." Die Mail-Archivierungslösung des britischen Unternehmens KVS (kVault Software) erschien dem mittelständischen Unternehmen dabei am besten geeignet. "Wichtig waren uns professioneller Support und eine lauffähige Software, die mit den aktuellen Microsoft-Mail-Servern zusammenarbeitet", erzählt Pohlenz. Sie wird auf einem eigenen Archiv-Server mit 120 Gigabyte Kapazität und Anbindung an den Exchange-Server betrieben. "Alle Mitarbeiter arbeiten mit dem System. Die automatische Archivierung basiert auf unserer Archivierungs-Policy."

Kein Hauruck-Verfahren für E-Mail-Archive

"Am Anfang jeder Archivierungslösung sollte die Unternehmens-Policy stehen", bestätigt Leo Kistner, beim US-Unternehmen Legato zuständig für Messaging Solutions. Ein Mail-Archiv im Hauruck-Verfahren einzuführen sei nicht ratsam. "Es müssen eine rechtssichere Umgebung geschaffen und Richtlinien definiert werden - etwa für die Filterung und den privaten Anschluss von Mails", so Kistner.

E-Mail-Archivierung ist weit mehr als nur das Wegschreiben auf einen billigen Datenspeicher. Stefan Huth, Marketing-Chef von Anbieter Ixos, spricht deshalb lieber von E-Mail-Management, weil es darum gehe, die enormen E-Mail-Datenvolumen intelligent zu verwalten. So dürfen zum Beispiel private E-Mails aus Datenschutzgründen nicht einfach mitarchiviert werden. Huth: "Vor jeder Mail-Archivierung sind gewisse Management- und Mail-Arbeitsanweisungen in Unternehmen zu diskutieren und festzulegen, wie diese implementiert werden müssen."