Ab ins Archiv

Die meisten Mail-Archivierer arbeiten allerdings regelbasiert. Dabei bestimmt der Administrator gemäß der Unternehmens-Policy, welche E-Mails wie und wann automatisch archiviert werden. Er definiert, dass über Nacht alle E-Mails mit Anhängen archiviert werden, die ein Anwender länger als zwei Wochen nicht mehr angeklickt hat. Oder er setzt die "WatermarkArchivierung" ein, die bei einer bestimmten Größe der Mailbox E-Mails so lange auslagert, bis ein definiertes Mailbox-Minimum erreicht wird. Einmal eingerichtet, laufen diese Prozesse dann automatisch ab.

Welche Lösung auch gewählt wird: Das Einsparpotenzial von Mail-Archivierern ist beträchtlich. Glaubt man den Berechnungen des Anbieters Legato, so sparen Unternehmen pro Benutzer im ersten und zweiten Jahr knapp 900 Dollar - bei einer mittleren Nutzerzahl von 1500 Mitarbeitern.

GDPdU: E-Mails und die neue Rechtslage

Der Gesetzgeber hat dem laxen Umgang mit elektronischer Korrespondenz mit den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) einen Riegel vorgeschoben. Seit 1. Januar 2002 müssen steuerrelevante Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden und bei Bedarf unverzüglich einsehbar sein. Geschäftsrelevante E-Mails müssen dabei sechs, solche mit Bilanzwirksamkeit (Rechnungen) zehn Jahre aufbewahrt werden. Daten müssen in der Aufbewahrungsfrist ständig verfügbar sein, lesbar gemacht werden können und maschinell auswertbar sein. Eine Archivierung in Papierform oder auf Mikrofilmen ist ausgeschlossen. Kann ein Unternehmer entsprechende E-Mails auf elektronischen Archivträgern nicht vorlegen, so haftet er - unter Umständen sogar persönlich - gegenüber dem Finanzamt.