E-Mails einwecken
Ab ins Archiv
Erst danach, so Kistner von Legato, könne man an die Umsetzung denken: "In großen Firmen könnte E-Mail-Archivierung Teil eines unternehmensweit ausgerichteten Enterprise-Content-Management (ECMECM)-Systems sein, da E-Mails als ‚semi-strukturierter’ Content eine Untermenge des Unternehmens-Content" ist. Alles zu ECM auf CIO.de
In diesem Segment tummeln sich die großen ECM-Anbieter wie IBMIBM mit dem Content Manager und Legato oder Ixos mit Lösungen für Lotus Notes und Exchange-Server. Doch nicht jede Firma wird sich eine ECM-Infrastruktur anschaffen, nur weil es seine Mails archivieren will. Für diese meist mittelständischen Unternehmen gibt es isolierte Mail-Archiv-Systeme. Auch diese Gruppe wird von den meisten ECM-Anbietern bedient, doch gibt es auch Nischenanbieter, die sich auf das Thema E-Mail-Archivierung spezialisiert haben, wie die Anbieter Connected, Saperion, SER oder ELO. Alles zu IBM auf CIO.de
Die meisten Mail-Archivierer arbeiten nach dem gleichen Prinzip: Die Dokumente werden aufgeteilt - in den ursprünglichen Mail-Text und die Anlagen. Der Mail-Text wird als Textdatei, die Anlagen im jeweiligen Originalformat auf Archiv-Server ausgelagert. Dieser nimmt dem Mail-System die unzähligen Dokumente nicht nur ab, er verschlagwortet sie auch selbstständig und macht auf diese Weise ganze Vorgänge komfortabel recherchierbar. Einige Archivierer wie Archive Store von Connected speichern Mails und Anhänge zum Schutz vor unbefugter Manipulation verschlüsselt ab.
Für Huth von Ixos lassen sich technologisch zwei Gruppen von E-Mail-Archiv-Systemen unterscheiden: Bei der "interaktiven Archivierung" entscheiden die Anwender selbst, welche E-Mails sie archivieren. Nachrichten und Anhänge oder ganze Verzeichnisse ziehen sie per "Drag & Drop" auf das Archivierungsformular. Zusätzlich können sie Unterordner definieren, in die regelmäßig alle E-Mails archiviert werden. Eine Spielart der interaktiven Archivierung ist die "implizit interaktive", bei der der Archiv-Server sich selbstständig vom Nutzer gekennzeichnete Mails abholt.