Rechtssicherheit und Compliance
Archivierung ohne Sanktionsangst
Sascha Alexander ist seit vielen Jahren als Redakteur, Fachautor, Pressesprecher und Experte für Content-Strategien im Markt für Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics tätig. Stationen waren unter anderem das Marktforschungs- und Beratungshaus BARC, die "Computerwoche" sowie das von ihm gegründete Portal und Magazin für Finanzvorstände CFOWORLD. Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
GDPdU: Für das Datenzugriffsrecht (GDPdU) gilt der Grundsatz, dass originär digitale Unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren sind. Diese dürfen mithin nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden, sondern sind auf MedienMedien zu archivieren, die eine maschinelle Auswertung zulassen. Top-Firmen der Branche Medien
Rechnungen müssen 10 Jahre aufgehoben werden
Abgabenordnung: Maßgeblich für die steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten in Deutschland ist die Abgabenordnung (AO). Entsprechend § 147 Abs. 1 AO sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege 6 Jahre aufzubewahren.
Für empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, gilt eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht. Für Rechnungen sieht das Umsatzsteuergesetz eine eigenständige Aufbewahrungsvorschrift vor (§ 14 b UStG). Demnach hat der Unternehmer ein Doppel der Rechnung sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen für dessen Rechnung ausgestellt hat, 10 Jahre aufzubewahren.
Steuerrelevante Mitteilungen: Bei der Qualifizierung steuerlich relevanter Daten sind insbesondere E-Mails und deren Abgrenzung in der Diskussion. Gerade hier stellt sich die entscheidende Frage, ob die elektronische Post steuerrelevante Informationen zum Gegenstand hat. Auch Mitteilungen, die auf elektronischem Weg übermittelt werden, können Steuerrelevanz besitzen und damit zum sachlichen Umfang einer Außenprüfung rechnen. Aus steuerlicher Sicht sind E-mails aufbewahrungspflichtig, wenn sie Aufzeichnungen oder Geschäftsbriefe darstellen bzw. sonstige steuerlich relevante Informationen enthalten und damit für die steuerliche Sachverhaltsermittlung von Bedeutung sind.
Auf der Grundlage der Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ist die elektronische Post durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem Datenträger zu archivieren und mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter welchem sie bearbeitet und verwaltet wird.