Rechtssicherheit und Compliance
Archivierung ohne Sanktionsangst
Sascha Alexander ist seit vielen Jahren als Redakteur, Fachautor, Pressesprecher und Experte für Content-Strategien im Markt für Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics tätig. Stationen waren unter anderem das Marktforschungs- und Beratungshaus BARC, die "Computerwoche" sowie das von ihm gegründete Portal und Magazin für Finanzvorstände CFOWORLD. Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Einen Sonderfall stellen elektronische Rechnungen (Electronic Invoicing) dar, die auf der Grundlage des § 14 Absatz 3 UStG insbesondere einer qualifiziert elektronischen Signatur bedürfen. Die elektronische Version enthält in diesen Fällen gegenüber dem ausgedruckten Beleg eine Mehrinformation, für die entsprechende Aufbewahrungs- und Prüfbarkeitsvorschriften zur Anwendung kommen.
Elektronische Rechnung der Originalrechnung gleichgestellt
Insoweit werden an die elektronische Rechnung neben den ohnehin bestehenden umfangreichen Rechnungsanforderungen des Umsatzsteuergesetzes erhöhte Anforderungen gestellt, welche bei Missachtung dazu führen, dass die übermittelten Dokumente nicht als Rechnungen gelten und der Vorsteuerabzug gefährdet ist. Daneben existieren spezifische Prüfungsvoraussetzungen nach den GDPdU, welche eine elektronische Aufbewahrung zwingend voraussetzen.
Immer mehr Unternehmen gehen aus Effizienz- und Kostenüberlegungen dazu über, ihre papierbasierten Dokumente einzuscannen und anschließend zu vernichten. So muss insbesondere für Zwecke des Vorsteuerabzugs, welcher auf der Grundlage des § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG den Besitz einer nach §§ 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung verlangt, sichergestellt sein, dass das elektronische Pendant eine dem Original gleichgestellte und hinsichtlich der damit verbundenen Rechtsverbindlichkeit identische Rolle einnimmt.
Papierrechnungen: Von besonderem Interesse ist hier das BMF-Schreiben vom 29.1.2004, welches explizit zu den Voraussetzungen der Vernichtung von Originalbelegen aus umsatzsteuerlicher Sicht Stellung nimmt. Zusammengefasst gilt: eine Papierrechnung kann unter Wahrung des Vorsteuerabzugs grundsätzlich eingescannt und anschließend vernichtet werden, wenn das Erfassungs- und Archivierungsverfahren den GoBS entspricht.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CIO-Schwesterpublikation CFOWorld. Kontakt und Anfragen zur VOI-Studie: Stefan Groß, Steuerberater, Certified Information System Auditor (CISA), Peters, Schönberger & Partner GbR, Schackstr. 2, D-80539 München, E-mail: s.gross@ psp.eu;Dr. Nils C. Hallermann, Rechtsanwalt, E-mail: n.hallermann@psp.eu. Disclaimer: Die dargestellten Ausführungen sind ohne Gewähr und sollen Ihnen die Probleme in groben Zügen überblicksweise und ohne Anspruch auf Vollständigkeit und Detailgenauigkeit näher bringen. Die vorliegenden Ausführungen sind nicht geeignet, Einzelheiten der jeweiligen gesetzlichen Regelungen und alle Aspekte der angesprochenen Themen zu beleuchten und ersetzt nicht die rechtliche und steuerliche Beratung im Einzelfall. Vor geschäftlichen Entscheidungen setzen Sie sich bitte mit Ihrem Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt in Verbindung. Die gesetzlichen Regelungen können sich seit Erscheinen dieses Textes geändert haben.