Wie effizient beschaffen die Vergabestellen in Deutschland wirklich? Wo gibt es noch Verbesserungspotenzial? Diese Fragen will der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) in Frankfurt zusammen mit der Münchener Universität der Bundeswehr in dem Benchmarking-Projekt „Reproc-Excellence“ beantworten.

Ziel des Projekts ist die Entwicklung und Etablierung eines Leistungs-Benchmarking und eines Public Procurement-Index für die öffentliche Beschaffung. Auf ihrer Basis wollen die Experten dann Optimierungsmöglichkeiten im Einkauf für öffentliche Institutionen aufzeigen.

Das Vorhaben wird nach einem Beschluss des Bundestages vom Wirtschaftsministerium gefördert und dient als wissenschaftliche Begleitforschung für das BME-Verbundprojekt „References Procurement“ (Reproc). Federführend für die Durchführung sind der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik und das Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung der Bundeswehr-Universität.

Best Practices für öffentliche Beschaffungsstellen

In der ersten Stufe von Reproc-Excellence wollen BME und Universität gemeinsam mit öffentlichen Auftraggebern Kriterien für die Messung der öffentlichen Beschaffung finden, etwa Prozesswirtschaftlichkeit, Leistungswirtschaftlichkeit, Beschaffungsstrategie und Organisation. Diese Kriterien werden dann mit zuvor festgelegten Indikatoren gemessen.

In der sich anschließenden Pilotphase sollen die unterschiedlichen Beschaffungsstellen unter Berücksichtigung ihrer Struktur in Klassen unterteilt und anhand der Messindikatoren miteinander verglichen werden. Nach Abschluss der Pilotphase können sich dann alle interessierten Beschaffungsstellen der öffentlichen Hand am Reproc-Excellence-Index messen lassen.

„Die am Benchmark teilnehmenden Beschaffungsstellen erhalten erstmals die Möglichkeit, ihre Beschaffungsprozesse objektiv und anonym miteinander zu vergleichen. Dieser Vergleich fördert die Entwicklung und Identifikation von Best Practice im Bereich der öffentlichen Beschaffung“, sagte Martina Jungclaus vom BME. Ziel sei es letztlich, hiermit die Voraussetzung zur Umstellung der öffentlichen Beschaffung auf durchgängige elektronische Prozessketten zu schaffen.