Ein weiterer Punkt ergibt sich ebenfalls aus der Handhabung der manuellen Eingaben. "Diese sollte so einfach und benutzerfreundlich wie möglich sein", rät Meyer. Kann die Software beispielsweise bestimmte Felder nicht auslesen, sollten diese klar erkennbar auf den Bildschirmen der Mitarbeiter erscheinen und intuitiv abgearbeitet werden können. Langes Suchen durch die Maske mündet wieder nur in verlorener Zeit oder möglichen Fehleintragungen.

Wichtig, und von Bosch bei der neuen Lösung umgesetzt, ist die Sicherstellung einer hohen Datenqualität. "Wir haben diverse Plausibiliäts- und Vollständigkeitschecks integriert", berichtet Meyer. Neben der automatisierten Prüfung nach Umsatzsteuerrichtlinien führen unter anderem Plausibilitätsprüfungen der Netto-, Brutto und Steuerbeträge sowie die Bestellnummer-Erkennung zu einer höheren Güte der Daten. Bei Bosch werden dazu die eingehenden Dokumente außerdem mit Lieferantenstammdaten und offenen Bestellpositionen gematched.

Der Konzern legte außerdem Wert auf eine angemessene Auflösung der eingesannten Rechnungen. Die Dokumente werden als Bilddateien (TIF-Format) abgelegt. "Eine bestimmte Auflösung ist erforderlich, um sicherzustellen, dass das Bild von der Software optimal erkannt wird", weiß Meyer.

Vorarbeit beschleunigt Umsetzung

Was die Auswahl der Software betrifft, kann er nur so viel Klarheit wie möglich empfehlen. Das beginnt bereits mit den Begrifflichkeiten: "Jeder versteht zum Beispiel etwas anderes unter einer Erkennungsrate", betont Meyer. Für den einen bezieht sie sich auf den Anteil der vollständig ausgelesenen Dokumente, für andere auf die Wahrscheinlichkeit, bestimmte Felder vollständig auszulesen. Nicht zuletzt muss auch berücksichtigt werden, ob Rechnungen in mehreren Sprachen und Formaten eintreffen, die Software dies also bewältigen kann.