Psychologische Komponente nicht unterschätzen

Neben den Veränderungen in der IT-Abteilung löst der Umstieg auf neue IT-Systeme unterschiedliche Reaktionen bei den Mitarbeitern aus, die täglich mit der Soft- und Hardware arbeiten. Die Erfahrungen und der Umgang der Anwender im Cloud-Umfeld verändern sich signifikant. Datenzugriffe hängen von der Internetverbindung ab. Was bei den einen als mehr Freiheit und Unabhängigkeit von lokalen Systemen ankommt, löst bei anderen Skepsis und Verunsicherung aus. Für sie stößt die Freiheit für eigene benutzerspezifische Anpassungen nun an Grenzen. Der eigene kleine lokal auf dem Laptop oder Desktop angelegte "Software-Baukasten" wird auf einmal durch zentrale Cloud-Anwendungen ersetzt. Das schürt das Gefühl, Freiheiten aufzugeben, nicht mehr alles installieren und einzustellen zu können, wie man es gerne möchte. Für viele Mitarbeiter erzeugen lokal installierte Programme und gespeicherte Daten ein Sicherheitsgefühl. Der Gedanke, alles sei irgendwo da draußen in der Wolke abgelegt, verunsichert dagegen.

Für das Change Management bedeutet das, die Anwender frühzeitig auf die anstehenden Veränderungen durch umfassende Informationen vorzubereiten. Auf diese Weise wird den betroffenen Mitarbeitern die nötige Sicherheit vermittelt. Und je stärker die Sicherheit, desto größer ist die Bereitschaft zur Veränderung. Andernfalls können Widerstände ein Projekt auch durchaus zum Scheitern bringen. Unternehmen, die Cloud-Lösungen aufsetzen, sollten zum Beispiel Mitarbeiter bereits in Pilotprojekte einbinden, so dass die Hemmschwelle im Umgang mit der Wolke abgebaut wird.

Betroffene werden auf diese Weise zu Beteiligten und können als Multiplikatoren fungieren und ihre - positiven - Erfahrungen weitergeben. Unerlässlich sind natürlich Demo-Umgebungen und umfassende Schulungen auf den neuen Systemen. Hilfreich ist es außerdem, den Zusatznutzen aufzuzeigen: Die vereinfachte Mobilität, das Arbeiten auf unterschiedlichen Endgeräten oder die Personalisierung des Desktops erzeugen ein "Das will ich auch"-Gefühl, das für den Projekterfolg sehr wichtig ist.

Cloud Governance: Freiheit und Kontrolle

Die Geschäftsleitung hat im gesamten Change-Management-Prozess die wichtige Aufgabe, den Ausgleich zwischen den Wünschen der Fachabteilungen, der Nutzer sowie der IT-Abteilung herzustellen. Das Stichwort heißt Cloud Governance: Sie gibt den Rahmen vor, in dem sich IT, Fachbereich und der normale Nutzer bewegen. Ein derartiges Regelwerk sollte dabei zum Beispiel enthalten, in welchen Grenzen Fachbereiche eigene Cloud-Dienste in Anspruch nehmen können und wo das Einbinden der IT Pflicht ist. Wenn die Fachbereiche den Nutzen erkennen und der Aufwand gering gehalten wird, steigt die Zusammenarbeit und unkontrollierte Aktionen beschränken sich auf ein Minimum.

Zudem sollte eine Cloud Governance verständlich erklären, welche Auswirkungen ein Umgehen der IT-Abteilung nach sich ziehen kann. Denn trotz der verlockenden Aussicht, Einführungszeiten zu reduzieren, Kapitalausgaben (Capex) zu sparen und Betriebskosten zu senken, bergen Cloud-Lösungen neue Sicherheitsrisiken und die Gefahr, dass im Unternehmen ein unkontrollierbarer Software-Zoo entsteht. Eine fragmentierte Softwarelandschaft kann Mitarbeiter auch überfordern und sogar Performance-Verluste erzeugen. Ein einfaches Beispiel ist, dass möglicherweise Anmeldedaten mehrfach eingegeben werden müssen, weil Nutzer für jedes externe System separate Passwörter haben, die sie sich merken oder anderweitig verwalten.