Die besten Office 2010-Funktionen für Unternehmen

Gleichzeitiges Bearbeiten oder auch Co-Autor-Funktionen

Das ist eine neue Funktion auf die wir schon lange warten: Die Möglichkeit mit mehreren Nutzern gleichzeitig dasselbe Dokument zu bearbeiten und die Änderungen in Echtzeit auf anderen Computern anzuzeigen. MicrosoftMicrosoft nennt das Co-Autor-Funktionen. Diese Funktionen sind uns schon von anderen Applikationen, beispielsweise GoogleGoogle Docs und Plutext bekannt, womit gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument ermöglicht wurde. Plutext arbeitete an einer Lösung für Word 2007- und Word 2003-Dokumente. Microsoft hat nun die Co-Autor-Funktionen in die aktuellen Word, Excel und OneNote-Versionen eingebaut. Alles zu Google auf CIO.de Alles zu Microsoft auf CIO.de

Die Idee, dass mehrere Nutzer gleichzeitig Office-Dokumente öffnen, lesen und bearbeiten können sollten, ist nicht neu. Bisher war diese Funktion jedoch technisch nur schwer umsetzbar, da es nicht ausreicht, einfach die Kopie eines Word-Dokuments an die entsprechenden Nutzer zu senden oder auf einem FTP-Server abzulegen. Schließlich konnten dadurch keine Echtzeit-Änderungen angezeigt werden. Das Dokument muss auf einem SharePoint-Server extra dafür ausgewiesen werden. Und falls kein SharePoint-Server vorhanden ist, kann der Microsoft-eigene kostenlose Online-Speicherdienst SkyDrive dafür genutzt werden. Vielen Nutzern wird die Co-Autor-Funktion als erstes über SkyDrive begegnen, da Skydrive im Gegensatz zu einem SharePoint-Server kostenlos ist und mit weniger Installationsaufwand betriebsbereit ist.

Word 2010 ist das beste praktikable Beispiel, wie die Co-Autor-Funktion in Aktion aussieht. Wenn ein Dokument für das gleichzeitige Bearbeiten geöffnet wird, dann erhalten Sie eine Nachricht, wer mit Ihnen zusammen gerade an diesem Dokument arbeitet. Über jeden Nutzer können Daten, wie Kontaktinformationen, E-Mail Adresse, Instant-Messenger-Kontaktdaten und so weiter abgerufen werden. Es gibt zwar keine direkte Nutzer-zu-Nutzer-Chatfunktion, die durchaus sinnvoll wäre, aber vielleicht geht Microsoft auch davon aus, dass die Nutzer schon eine Alternative, beispielsweise einen Instant-Messenger-Dienst, zur Verfügung haben.

Eine wichtige Neuerung beim gemeinsamen Bearbeiten eines Office 2010 Dokuments ist, dass Änderungen nicht in Echtzeit gespeichert und übernommen werden. Erst beim Speichern des Dokuments wird die alte Version mit der Neuen von Ihnen bearbeiteten Variante ersetzt. Nach dem Speichern wird jede Änderung zur Vorversion im Dokument markiert, sodass jeder weitere Autor direkt sieht, wer welche Änderung vorgenommen hat. Word hat auch ein ausgeklügeltes System entwickelt, damit sich mehrere Autoren nicht gegenseitig beim Bearbeiten auf die Füße treten. Bearbeitet ein Nutzer gerade einen Absatz und klickt auf speichern, dann wird genau dieser Absatz so lange gesperrt, bis der Nutzer den Paragraphen wieder freigibt. Natürlich können Sie auch manuell Paragraphen oder ganze Sektionen im Dokument sperren, sodass nur bestimmte Leute oder niemand außer Ihnen den Dokumentteil bearbeiten können. Es ist auch möglich für den Paragraphen die Art der Bearbeitung einzuschränken. Beispielsweise können Sie einen Absatz zum direkten Bearbeiten für alle anderen Nutzer sperren, den anderen aber erlauben Kommentare im Absatz hinzuzufügen.