In Unternehmen hält sich die Vorstellung, dass "die richtige Rolle eines PMO (Project Management Office) die Unterstützung aller Beteiligten ist, um ein Projekt erfolgreich werden zu lassen" (Dean Meyer).

Auf den ersten Blick ist an dieser Definition auch gar nicht allzu viel auszusetzen, enthält sie doch en nuce eine der wesentlichen Wahrheiten über das Management von Projekten: In der Tat müssen die Mitglieder eines Projektteams genügend Freiraum erhalten, um ihre Projektziele erfüllen zu können.

Wer jedoch den Alltag in heutigen Unternehmen, vor allem Großkonzernen, kennt, kommt nicht umhin, zwei Fragen nachzuschieben:

• Ist Unterstützung ein ausreichendes Hilfsmittel?

• Und ist es tatsächlich nur Aufgabe des PMOs, diese Unterstützung zu geben?

Speziell die zweite Frage drängt sich umso mehr auf, wenn man bedenkt, dass in vielen Unternehmen administrative Routinetätigkeiten wie die Erstellung von Reports, das Aktualisieren von Projektplänen und das Ausfüllen von Change Formularen als vordringliche oder gar einzige Tätigkeiten eines PMOs angesehen werden.

Und oftmals sind die Ergebnisse dieser Dokumentationstätigkeiten letztendlich nicht einmal erfolgsunterstützend sondern bestehen aus Projektplänen, die nicht konsistent sind und aus Reports, die einen falschen Ist-Zustand über ein Programm oder ein Projekt abgeben.

Die 3 Arten des PMO

Tatsächlich ist schon die reine Begriffswelt rund um das Thema PMO komplex: Die Abkürzung PMO wird mit verschiedenen Synonymen versehen, die alle unterschiedliche Bedeutungen haben. Die Abkürzung PMO kann sowohl für Projekt- als auch für Programm Management Office genutzt werden. Bekannt sind ein projektunterstützendes, ein projektüberwachendes und ein strategisch-orientiertes PMO.

1. Das strategisch-orientierte PMO in einem Unternehmen erstellt die Vorgaben für die Organisation. Hier sollten Vorgaben beschrieben, Standards entwickelt, Werkzeuge eingeführt und gewartet und die Weiterentwicklung vorangetrieben werden.

2. Das projektüberwachende PMO eignet sich immer dann, wenn alle Programme und Projekte eines Unternehmens zur Sicherstellung der drei kritischen Faktoren Zeit, Kosten und Qualität controlled werden müssen.

3. Projektunterstützende PMOs schließlich sind einem Projekt unterstützend beigestellt. In der Regel sorgen hierbei besonders erfahrene Projektleiter und Projektmitarbeiter dafür, dass alle Teilprojekte koordiniert abgearbeitet werden.

Welche Faktoren sind es nun aber, die ein Projekt zu einem Erfolg werden lassen. Oder anders formuliert: Wo verstecken sich die Sollbruchstellen, welche Klippen gilt es, zu umschiffen?