Checkliste für PMO
Die Fehler beim Projekt Management Office
In Bezug auf das eingangs gebrachte Zitat könnte man sogar noch ein Schritt weiter gehen und den Satz wie folgt erweitern: Wesentlich ist die Unterstützung aller Beteiligten, um ein Projekt trotzdem erfolgreich werden zu lassen. "Trotzdem", obwohl es fast jedem Projekt an gebührendem Raum und an der dafür benötigten Zeit fehlt. Eine der wichtigsten Ursachen für diesen "Ressourcenmangel" liegt darin begründet, dass viele ProjekteProjekte Linienmitarbeitern als betrieblich notwendige Zusatzaufgaben angetragen werden, die den eigentlichen Linientätigkeiten jedoch zeitlich oder sogar inhaltlich in die Quere kommen. Alles zu Projektmanagement auf CIO.de
Überlastete Linienmitarbeiter in Projekten
Foto: Information Services Group
Ergebnis ist, dass Linienmitarbeiter, die mit ihren Standardaufgaben ohnehin bereits vollauf ausgelastet sind, zusätzlich eines oder auch mehrere Projekte balancieren sollen, deren Ausrichtung meist nicht mit den eigentlichen Linien-Prioritäten übereinstimmt. Es entsteht eine Schieflage, die von der Linie nicht aufgelöst werden kann.
Oft wird bei der Ressourcen-Planung auch der Aufwand für die Fachkräfte unterschätzt, die den inhaltlichen Input zum Projekt erarbeiten müssten. Ergebnis: Fehlen ein stringenter Abgleich zwischen Projekt, Prioritäten der Linie und Unternehmensstrategie, dann neigen derartige Projekte dazu, mittelfristig einzuschlafen, speziell wenn das Team personell unterbesetzt ist.
Ein wirkungsvolles PMO geht über die erwähnten administrativen Tätigkeiten weit hinaus. In der Theorie sollte dies zumindest so sein. In der Praxis werden jedoch oftmals diejenigen Mitarbeiter in ein PMO berufen, die über entsprechend verplanbare Zeit zu verfügen scheinen. Allein hierin verbirgt sich ein beträchtliches Risikopotenzial.
Qualifikation und Erfahrung fehlen
Dazu kommt, dass die berufenen Mitarbeiter nicht immer über die Qualifikation und Erfahrung verfügen, die Arbeitsabläufe in einem PMO zu hinterfragen. Nach dem Motto "ich habe das schon immer in Excel abgebildet", werden alte Verfahrensweisen ungeprüft verwendet und die Mitarbeiter sperren sich - oftmals auch rein aus zeitlicher Überlastung - gegen eine Analyse ihrer Vorgehensweisen.