Bei der Journalarchivierung, die viele E-Mail-Cloud-Angebote zumeist bereitstellen können, werden alle ein- und ausgehenden E-Mails zum frühestmöglichen Zeitpunkt in einem anderen System geschützt abgelegt. Dieses System kann sich in der Cloud oder dem Unternehmen vor Ort befinden. Über die Journalarchivierung können Unternehmen beweisen, dass sie bestimmte E-Mails erhalten oder versendet haben beziehungsweise nicht versendet haben. Doch unabhängig davon, ob die Journalarchivierung im Hause oder in der Cloud betrieben wird: Das E-Mail-System wird nicht entlastet.

Dafür ist die regelbasierten Archivierung besser geeignet, bei ihr geht es primär um die Entlastung der Mail-Systeme. E-Mails beziehungsweise deren Attachments werden dabei nach bestimmten Regeln, wie "älter als" oder "größer als" aus dem Mail-System ausgelagert und zum Teil durch Links ersetzt.

Die dritte Archivierungsmöglichkeit, die qualifizierte Ablage, wird von den meisten Dokumenten Management Systeme (DMS) umgesetzt, um geschäftliche E-Mails zusammen mit anderen Dokumenten einem Prozess wie der Auftragsabwicklung oder einer Personalakte zuzuordnen. Für Unternehmen ist das aus praktischer Sicht die sinnvollste Variante. In einer Public Cloud ist diese Aufbewahrung aber am schwierigsten abzubilden.

Eingeschränkte Möglichkeiten in der Public Cloud

In der Cloud müssten hierzu Verknüpfungen zu anderen Anwendungen wie Enterprise Ressource Planning (ERPERP) Software und individuelle Ordnerstrukturen möglich sein. "Bestimmte Sachen gehen nur in der Private Cloud", erklärt Klaus Gerullis, Experte für E-Mail-Archivierung von T-SystemsT-Systems. Selbst, wenn es gelänge, Anwendungen in der Public Cloud zu verknüpfen, wäre bei jedem Update die reibungslose Lauffähigkeit in Gefahr. Top-500-Firmenprofil für T-Systems Alles zu ERP auf CIO.de

Aber eine prozessorientierte Archivierung inklusive E-Mails und anderen digitalen Dokumenten ist der Wunsch der meisten Groß- und Mittelstandskunden. "Die reine E-Mail-Archivierung spielt eine untergeordnete Rolle", schildert Gerullis seine Erfahrungen.