ECM-Systeme vernünftig einsetzen

Zweiter wesentlicher Faktor für den Projekterfolg ist die Prozessunterstützung. Ein Dokument gewinnt seinen Wert erst durch den Geschäftsprozess, in dem es erzeugt, verwendet, verteilt oder abgelegt wird. Zudem erlaubt die digitale Vorgangsbearbeitung und Weiterleitung erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen im Vergleich zur herkömmlichen Arbeit mit Papier. Das Bewusstsein, dass Einführung der Software mit einer organisatorischen Änderung (inklusive Verschiebung von Kompetenzen und Aufgabenfelder) verbunden sein muss, ist stark gewachsen und bei den meisten Kunden vorhanden.

Hier erwarten die Anwender eine Hilfestellung des Anbieters, wie man die Effizienz- und Effektivitätspotenziale mit ECMECM heben kann. Der Hersteller soll Referenzprozesse mitliefern, ECM wird nicht nur technisch und funktional, sondern auch prozessbezogen als Standardanwendungs-Software begriffen. Ein Ansatz ist die zunehmende Branchen- und Lösungsorientierung der Systeme. Die Hersteller nutzen gesetzliche Vorgaben oder Projekterfahrungen um Standardkomponenten (Module, Dokumententypen, Masken, vordefinierte Workflows etc.) zu definieren und als entsprechende Pakete an die Zielgruppe zu verkaufen. Alles zu ECM auf CIO.de

Andererseits soll die Software aus Kundensicht eine Anpassung auf die gewohnten Arbeitsweisen im Unternehmen ermöglichen. Hieraus entstehen oft widersprüchliche Anforderungen in Lastenheft. Das Problem zeigt sich auch in der Frage, wann automatisch eine neue Version zu speichern ist, da zum einen eine Überfrachtung des Systems mit Zwischenständen vermieden werden soll, zum anderen aber der Verlust von relevanten Informationen zu verhindern ist.

Fazit: Leider nicht einer für alle

Aus Sicht der Anwender kann es keine allgemeine "rundum glücklich" Variante geben, da sich die Anforderungen einzelner Unternehmensbereiche, sogar einzelner User abhängig vom Fokus unterscheiden. Es gibt nicht den einen idealtypischen Anwender, der weiß, was er will. Daher müssen die Ziele der einzelnen Anspruchsgruppen genau erhoben und in Einklang gebracht werden. Entscheidend für den Projekterfolg bleibt damit eine gut strukturierte, detaillierte Software-Auswahl unter Berücksichtigung der notwendigen organisatorischen Maßnahmen.