Edeka Nord setzt auf Automatisierung: Nach Mietobjekten, Eingangsrechnungen oder E-Mail-Archivierung folgt nun das papierlose Vertragsmanagement. Selbst Fristen, zum Beispiel für die Kündigung von Lieferantenverträgen, werden automatisch überwacht.

Mit Begriffen wie "Transparenz" und "Verfügbarkeit" umschreibt Ernst Bochnig, Geschäftsbereichsleiter IT und Organisation bei dem Handelsriesen mit Hauptsitz in Neumünster, die stetige Weiterentwicklung des elektronischen Managements von Daten und Dokumenten. Für die Verschlankung der Verwaltungsprozesse – die notwendigerweise zu Kosteneinsparungen und auch zu einem Personalabbau bei den Bürotätigkeiten führen muss – setzt man schon seit Jahren auf Lösungen der DOXiS4 iECM-Suite des deutschen Software-Herstellers SER.

Enterprise Content Management (ECM) soll zur "Verbesserung der Kundenzufriedenheit durch schnellere und umfassendere Auskunftstätigkeit" der Mitarbeiter im Kundenservice führen: "Die Reaktionszeiten bei Anfragen und Reklamationen konnten mit Archiv und elektronischen Akten wesentlich verkürzt werden."

Im Objektmanagement angesiedelt

Die neueste Stufe besteht in einem Modul für Vertragsmanagement, das in der Abteilung Objektmanagement angesiedelt ist. Schon seit längerem werden hier alle Verträge, die Edeka Nord abgeschlossen hat, aufbewahrt und verwaltet. Neben den Verträgen, die direkt mit den Liegenschaften oder Mietobjekten zu tun haben, geht es um eine ganze Palette von schriftlichen Dokumenten – zum Beispiel Verträge mit Lieferanten oder den zu Edeka gehörenden Tochterbetrieben wie Bäckereien, Fleischwerk oder Dienstleistungs- und Wartungsverträge.