Stolperfallen bei ECM-Projekten

Gerade in der DACH-Region ist der öffentliche Sektor stark fragmentiert. Es besteht ein hoher Bedarf an einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen Bund, Ländern/Kantonen und Kommunen, insbesondere im Hinblick auf Standards, Workflows oder die Integration von Systemen, um effizienter arbeiten zu können. Die negative demographische Entwicklung zwingt praktisch alle öffentlichen Einrichtungen, mit weniger Personal mehr und bessere Services zu erbringen.

Eines der Hauptprobleme ist die heterogene IT-Landschaft innerhalb und zwischen den öffentlichen Einrichtungen und den Institutionen des Gesundheitswesens. Gleichzeitig stehen mit zunehmender Verbreitung und Nutzung des Internets mehr Daten online zur Verfügung. Vorhandene Dokumente müssen digitalisiert und in einem Standardformat gespeichert werden, das einen leichten Austausch der Informationen ermöglicht.

Hierbei haben nationale und internationale Vorschriften einen tief greifenden Einfluss auf den Prozess der Verwaltung von Inhalten und Dokumenten. In der EU müssen E-Government-Projekte beispielsweise einem einheitlichen Integrationsstandard zur Archivierung und Digitalisierung folgen, und Software-Anbieter in diesem Markt müssen nach dieser Norm zertifiziert werden. DOMEA (Deutschland), ELAK (Österreich) oder GEVER (Schweiz) sind Standards, die eine elektronische Übertragung von Dokumenten zwischen Verwaltungen, Unternehmen und Bürgern ermöglichen sollen.

Weitere große Herausforderungen sind die Verwaltung und Archivierung von enormen Mengen von Inhalten. Unstrukturierte Inhalte und deren Komplexität haben in den letzten Jahren stark zugenommen. Bürgerdaten werden meist in verschiedenen Systemen, Formaten und Qualitäten gespeichert (von MS Excel bis zu ERPERP). Alles zu ERP auf CIO.de