Stolperfallen bei ECM-Projekten

Hinzu kommt die Formatvielfalt der Inhalte, die über neue Verbreitungswege, wie E-Mail oder Web, versandt oder bereitgestellt werden. Somit ist der Bedarf enorm, alle Daten zu integrieren, um vernünftige Analysen und somit auch Entscheidungsprozesse zu ermöglichen.

Trends bei der Implementierung von ECM-Systemen

Die speziellen Gegebenheiten im öffentlichen Sektor stellen hohe Anforderungen an die Implementierung von ECM-Systemen sowie an deren Beschaffenheit.

In den meisten staatlichen Institutionen besteht eine hohe Notwendigkeit zur Erstellung und Reorganisation von Geschäftsprozessen, um - nicht zuletzt im Bereich Finanz- oder HR-Management - effizienter arbeiten zu können. Dies verlangt eine Harmonisierung der IT-Landschaft. Es umfasst die Integration von isolierten ECM-Lösungen, Anwendungen und Systemen (zur Vermeidung von Datenredundanzen) und beinhaltet einen hohen Bedarf an Workflow-Management-Systemen.

Wenn es um die Transaktionsverarbeitung, Genehmigungsverfahren oder die Einführung von Feedback-Schleifen (z.B. im Service) geht, helfen Workflow-Systeme die damit verbundenen Prozesse zu standardisieren und zu harmonisieren. Sie ermöglichen die Rückverfolgung der Transaktionen und sorgen für eine schnellere, effizientere Verarbeitung.

Die Automatisierung von Workflows und die Rückverfolgbarkeit der Dokumentationsprozesse sind wesentliche Faktoren im Implementierungsprozess, insbesondere wenn es um das Erreichen von Effizienzzielen geht. Außerdem gibt es innerhalb einer Institution häufig verschiedene Werkzeuge, die in ein einziges ECM-Tool integriert oder migriert werden müssen.