Effizienter kommunizieren

Vorteile für Unternehmen

Unified Communications bringt somit Ordnung in die heterogene Kommunikationslandschaft, verkürzt unnötige Wartezeiten, erhöht die Erreichbarkeit und beschleunigt somit die Reaktionszeiten. Das ist mit vielerlei Vorteilen verbunden:

Zunächst einmal bietet UC einen einfacheren Bedienservice, da Dienste per Knopfdruck auf einem Menü aufrufbar sind. Die One-Number-Funktion erspart das Abtelefonieren über mehrere Kanäle und dank des Präsenzstatus´ sind die tatsächlich verfügbaren Ansprechpartner nur "einen Knopfdruck entfernt". Das kappt Kommunikationshürden und erhöht die Effizienz in den Geschäftsprozessen (siehe Schaubild), die sich dank produktiver Mitarbeiter und zufriedenen Kunden letztendlich positiv auf die Kosten auswirkt.

Somit kann jedes Unternehmen von Unified Communications profitieren, sofern dessen Kommunikationsaufkommen zunimmt und die Verantwortlichen einen Optimierungsbedarf erkennen.

Typischerweise sind das Unternehmen

• mit starkem Außenkontakt, wo Kundenkommunikation eine Rolle spielt,

• mit ansteigendem Kommunikationsvolumen,

• mit Filialen und Niederlassungen an unterschiedlichen Standorten,

• mit ausgeprägter, nicht ortsgebundener Teamarbeit.

Einschränkungen in der Unternehmensgröße gibt es keine. Sowohl große als auch mittelständische und kleine Unternehmen können von den UC-Vorteilen profitieren, sofern es ihnen damit gelingt, wichtige Informationen schneller abzurufen und zu verarbeiten und sie sich damit im Markt entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern können.

Effiziente Kommunikation hat strategische Bedeutung

Noch ist Unified Communications ein von Anbietern getriebenes Geschäft. Die Investitionsbereitschaft vor allem im Mittelstand ist derzeit noch nicht besonders ausgeprägt. Selbst bei Voice over IP liegt die derzeitige Marktabdeckung in Deutschland bei lediglich 16 Prozent aller Unternehmen - und die Umstellung auf VoIP ist Voraussetzung für Unified Communications. Wer also von den Vorteilen von UC profitieren will, sollte zunächst auf VoIP migrieren oder parallel zur Umstellung auch gleich UC realisieren.

Wie groß der Bedarf ist, zeigt eine Umfrage von Berlecon Research bei Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern: 95 Prozent der Befragten geben an, dass das Kommunikationsvolumen in ihrem Geschäftsbereich in den letzten Jahren gestiegen ist. Als Ursache dafür nennen sie an erster Stelle das von Kunden erwartete schnellere Feedback. Aber auch die veränderte Situation in Unternehmen, dass knappe Ressourcen eine höhere Produktivität erfordern und die Vernetzung mit externen Partnern zugenommen hat, werden dafür verantwortlich gemacht.

Die heterogene Kommunikationslandschaft, bestehend aus Festnetztelefon, Mobilfunk, E-Mail, Mobile E-Mail, Fax, Telefonkonferenzen und mehr, wirkt sich negativ auf die Effizienz der Geschäftsprozesse aus. Nahezu die Hälfte der Befragten erkennt einen Verbesserungsbedarf bei der Einbindung externer Geschäftspartner in die Geschäftsprozesse. Bei 46 Prozent besteht Optimierungsbedarf in der Beantwortung externer Anfragen. Doch auch das Arbeiten unterwegs oder im Home-Office sowie die Teamarbeit bei räumlich verteilten Mitarbeitern und deren Koordination wird von technischen Hürden erschwert. Die Anwender bemängeln fehlende Funktionalitäten unterwegs, zu viele Kontaktversuche, die Komplexität von Anwendungen und Endgeräten sowie das umständliche Heraussuchen von Eingaben und Kontaktinformationen.

Im Umkehrschluss erkennen die Befragten aber auch, dass effiziente Kommunikation von strategischer Bedeutung ist, mit deren Hilfe sich die Kundenzufriedenheit erhöhen lässt, die Auftragsabwicklung beschleunigt wird, die Anzahl akquirierte Aufträge zunimmt und Außendienstmitarbeiter besser koordinierbar sind.

Über die Hälfte bei dieser Befragung hält daher Unified Communications für eine sinnvolle Lösung.