Effizientere Rechnungsprüfung ermöglichen

CIO.de: Wie ist der Stand der Dinge?

Projektleiter Dennis Kaps: Wir sind jetzt mit der ersten Stufe unseres webbasierten Abrechnungsportals live gegangen. Ich habe das Projekt zwischen dem Fachbereich Finanzen in der BwFuhrparkService GmbH und der Bundeswehr koordiniert und war dafür zuständig, das Verfahren IT-seitig abzubilden. Wir haben Mitte 2010 angefangen, und die Realisierung hat rund ein Jahr gedauert.

CIO.de: Das war Neuland für die Bundeswehr, was galt vorher?

Kaps: Wir hatten vorher rund 400.000 Rechnungen im Jahr, die wir an unseren Kunden im Original verschickt haben. Der Kunde hat sie dann auf Papier geprüft. Das Besondere an dem Verfahren bei der Bundeswehr ist, dass zum Prüfen der Rechnungen noch weitere, sogenannte rechnungsbegründende Unterlagen, gehören. Das sind noch einmal rund zwei Millionen im Jahr.

Unser Hauptgeschäft ist die Vermietung von Fahrzeugen, dazu gehört die Bereitstellung des Fahrzeugs, bei uns Abruf genannt, ein Übergabe- und Rückgabeprotokoll, Schadensberichte und andere Dokumente. Die Dokumente gingen bisher immer über verschiedene Wege vom Nutzer des Fahrzeugs zu dem jeweils zuständigen Bundeswehr-Dienstleistungszentrum.

CIO.de: Sie sind die Mietwagenfirma der Bundeswehr?

Kaps: Wir sind der „Mobilitätsdienstleister" der Bundeswehr. Unser Auftrag ist die wirtschaftlich effektive Bereitstellung von Fahrzeugen, Fahrleistungen und dem dazugehörigen Service. Dies erfordert ein Höchstmaß an Effizienz, Zuverlässigkeit und Flexibilität. Wir haben unsere Standorte in den Bundeswehrkasernen auf 24 Mobilitätscenter und 200 kleinere Servicestationen aufgeteilt, bei denen die Bundeswehr ihren Bedarf an Fahrzeugen decken kann und beschäftigen rund 400 Mitarbeiter.