Statt Papierrechnungen - W@POR
Effizientere Rechnungsprüfung ermöglichen
CIO.de: Wie viele Kunden sind schon angeschlossen?
Kaps: Das System befindet sich noch im Aufbau, es gibt also noch einige Dienststellen, die noch nicht angebunden sind. Momentan haben wir knapp 1.000 Nutzer, die über das Portal Rechnungen bearbeiten.
Bearbeitungsdauer gesenkt, Einsparungen noch unbekannt
CIO.de: Wie viel haben Sie denn bisher durch das Projekt an Zeit und Geld einsparen können?
Foto: BWFuhrparkservice
Kaps: Wir erwarten eine signifikante Senkung der Bearbeitungsdauer auf Seiten der Bundeswehr als auch in der BwFuhrparkService GmbH. Im Bereich Druck gibt es ebenfalls deutliche Einsparpotenziale. Da sich unsere Lösung aber noch in der Einführung befindet, ist es noch zu früh, Einsparungen zu nennen.
CIO.de: Sie müssen jetzt aber alles digitalisieren.
Kaps: Ja, zum einen haben wir schon digitalisierte Dokumente, die vorher per Mail an den Kunden gegangen sind. Alle Dokumente, die vom Kunden zu uns kommen, müssen bei uns sowieso noch manuell eingegeben werden. Dabei werden sie mit einem Barcode verknüpft. Danach legen die Kollegen das Dokument nur noch auf den Scanner, es wird automatisch verknüpft und im Archiv an der richtigen Stelle abgelegt.
CIO.de: Wer hat dabei mitgeholfen?
Kaps: Wir hatten insgesamt mehrere Beratungshäuser an Bord. Zum einen für die SAP-BW Beratung, dann für die Archivlösung, ein Beratungshaus für die Scan-Lösung, eins für die Frontenderstellung sowie ein Haus zur Überarbeitung der bisherigen Systemlogik, die zum Teil angepasst werden musste. Kurzum, das Projekt hatte einen höchst integrativen Charakter.
Noch keine Schnittstelle zu Herkules
CIO.de: Hat das Ganze etwas mit dem IT-Großprojekt Herkules zu tun?
Kaps: Wir sind momentan noch unabhängig von Herkules. Es gibt keine Schnittstellen, wir hängen aber mit dem, was wir produzieren, der papierhaften Zahlungsanweisung, am Ende mit an Herkules dran. Diese papierhafte Zahlungsanweisung wird in das SAP System der Bundeswehr eingegeben und zur Zahlung angewiesen – eine Schnittstelle ist in Zukunft möglich.