Effizientere Rechnungsprüfung ermöglichen

CIO.de: Was sollte durch das Projekt verbessert werden?

Kaps: Eine der großen Herausforderungen war, dass die Rechnungen postalisch versandt wurden und die Kunden zur Rechnungsprüfung alle dazugehörigen Dokumente benötigten. Die Papiere mussten in der Bundeswehr lange Wege gehen, dabei sind die Dokumente auf dem Weg vom Nutzer zu den Dienstleistungszentren manchmal gar nicht angekommen. Somit konnte die Bundeswehr Rechnungen nicht bezahlen, weil die rechnungsbegründenden Dokumente fehlten.

Weil Dokumente verloren gingen, wurden Rechnungen nicht bezahlt

CIO.de: Die Bundeswehr konnte dann nicht bezahlen?

Kaps: Genau, die Kunden haben zwar unsere Rechnungen bekommen, aber, wenn sie nicht wussten, was ihnen zugrunde lag, wann das Fahrzeug übergeben wurde, wann es zurückgegeben wurde, was es für Schäden gab etc., dann konnte die Rechnung auch nicht geprüft werden. Das geschah nämlich anhand der Papiere.

CIO.de: Jetzt haben sie alles in einem Webportal vereinigt?

Kaps: Wir haben eine portalbasierte Lösung entwickelt, die um das Buchen der Fahrzeuge erweitert werden kann. Grundlage waren die fachlichen Anforderungen für die Rechnungsprüfung. Wir haben es dann geschafft, sowohl die Daten an die Bundeswehr, die wir intern als PDFs hatten, digital zur Verfügung zu stellen als auch die Originaldokumente, die von der Bundeswehr zu uns kommen. Hier erfolgt die Zuordnung jetzt per Barcode, die dann dem Kunden in einer elektronischen Akte über unser Archivsystem zur Verfügung gestellt wird. Die Buchung über das Portal ? bei uns Abruf der Fahrzeuge genannt – werden wir als nächstes angehen.

CIO.de: Sie verschicken nur noch einen Link zur Rechnung?

Kaps: Nein, die Kunden haben mit unserem Verfahren einen Portalzugriff. Wir haben für sie ein selbst entwickeltes Portal aufgebaut. Eigentlich wollten wir auf ein SAP-Portal gehen, aber aufgrund von Datenleitungsproblemen und der dafür benötigen Performance war das nicht das Mittel der Wahl. Wir haben dann auf SAP-BW-Basis, wo unsere Daten liegen, und dem Archiv auf einer BSP-Basis (Business Server Pages) die Anwendung „Rechnungsprüfung" selbst entwickelt. Der Kunde bekommt das Login und das Passwort. Eine weitere Funktion ist die integrierte Benutzerverwaltung, mit der die Kunden die Möglichkeit haben, ihre Berechtigungen für Ihre jeweilige Dienststelle selber zu pflegen.

CIO.de: Die Kunden schauen da regelmäßig rein?

Kaps: Ja, in der Regel einmal pro Woche werden die Rechnungen von uns fakturiert. Die Kunden können sich im Webportal die Rechnungen anschauen und überprüfen. Sie können Avisierungen an uns durchführen, so dass bei uns der Aufwand der Nachbearbeitung deutlich reduziert wird.