Elektronische Archivierung ist im Kommen

Jeder fünfte befragte IT-Leiter stuft das Thema Archivierung/Dokumentenmanagement als "sehr wichtig" ein. Für mehr als jeden Vierten ist es "wichtig". Der Rest verteilt sich auf "nicht so wichtig" und "unwichtig".

Fast vier von fünf der in Deutschland ansässigen mittelständischen und Großfirmen archivieren noch in Papierform. Nur drei Prozent haben ihr Dokumenten-Management bisher voll digitalisiert. Mit Blick auf die Kosten steuern aber mehr und mehr Unternehmen jetzt um. Sie wollen durch digitales Dokumentenhandling insbesondere die Wirtschaftlichkeit ihrer Büro- und Verwaltungsetagen verbessern.

Kostenreduzierung steht dabei als Grund für die Umstellung mit 68 Prozent an oberster Stelle. Es folgen die Informationstransparenz (62 Prozent) und die Informationsverfügbarkeit (52 Prozent). Die weiteren Ranglistenplätze belegen die Serviceverbesserung und die Sicherheit.

Bei der Frage nach den wichtigsten Eigenschaften eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems (DMS) steht die Langzeitarchivierung mit knapp 70 Prozent ganz oben. Von großer Wichtigkeit ist den befragten IT-Leitern auch die Revisionssicherheit (knapp 60 Prozent). Anpassungsfähigkeit an Kundensysteme ("Customizing") und Rechtssicherheit erhalten ebenfalls hohe Bewertungen.

Ineffiziente Nutzung vorhandener elektronischer Archive

Viele Unternehmen, die bereits ein elektronisches Archiv im Einsatz haben, nutzen noch nicht dessen volles Potenzial. Ein knappes Viertel gab an, dort vor allem elektronisch erstellte Dokumente zu speichern. Doch nur sieben Prozent archivieren auch Ihre E-Mail-Korrespondenz in ihrem elektronischen Archiv. Dieser Einsatzbereich rückt in Zeiten von GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und Sarbanes-Oxley stärker in den Blickpunkt. "Aus Haftungsaspekten kann man mittelständischen Unternehmen nur dringend raten, ihre E-Mails elektronisch zu archivieren. Der Inhalt von E-Mails wird immer öfter auch als Beweismittel vor Gericht herangezogen", sagt SER-Geschäftsführer Manfred Zerwas.