Um die vielschichtig miteinander verbundenen Abläufe transparenter zu machen und effizienter zu gestalten, holte sich das Wald-Klinikum mit der Unternehmensberatung Unity AG externe Fachleute für die Prozessoptimierung im OP-Betrieb ins Haus.

Von der OP-Simulation zur realen Änderung der Prozesse

Dafür hat das Beratungshaus eine neuartige Methode entwickelt: die 'OP-Simulation'. Damit werden per Simulationsmodell verschiedene Planungsszenarien erstellt, simuliert und bewertet – mit dem Ziel, Optimierungspotenziale abzuleiten. Das Ergebnis ist eine Gesamtlösung, die schließlich dauerhaft im realen OP-Betrieb verankert wird und kontinuierliche Verbesserungsschritte erlaubt.

Die Consultants gingen von der Frage aus: Warum soll das, was in der Fertigungsindustrie seit Jahren erfolgreich genutzt wird, um Personaleinsatz, Materialfluss und Organisationsstrukturen zu koordinieren, nicht auch im Krankenhausbetrieb funktionieren? Nicht nur eine Fabrik, auch der reale Krankenhausbetrieb lässt sich in großer Detailtreue mit allen Abläufen nachbilden – von der Prämedikation über die OP bis zum Aufwachraum und zur Nachpflege.

Eine Projektanalyse markierte Ende 2008 den Start des Projekts 'OP-Simulation'. Die Berater identifizierten und bewerteten gemeinsam mit den Mitarbeitern des Klinikums alle für den Verlauf und die Planung von Operationen relevanten Abläufe und die damit verknüpften Faktoren und Ressourcen. Im nächsten Schritt bildete das Beratungshaus mit einem IT-gestützten Simulationsmodell den Ist-Zustand mit allen entscheidenden Parametern ab – von den Räumlichkeiten über die Abläufe bis zu den OP-Echtdaten. Als Vorbereitung für die eigentliche Simulation erstellten die Planer unterschiedliche Soll-Konzepte.

Bei der Simulation spielte die Klinik unterschiedliche Planungsszenarien durch und überprüfte die Soll-Konzepte auf ihre Wirtschaftlichkeit: Wie wirkt es sich auf den OP-Tagesplan aus, wenn der erste Schnitt am Morgen mit einer Zeitverzögerung beginnt? Wie verändert sich das Gesamtergebnis, wenn die Wechselzeiten beispielsweise um 30 Prozent verkürzt werden können? Solche Parameter lassen sich bei der digitalen Simulation mit wenigen Mausklicks ändern. Über eine Vielzahl von Simulationsreihen entstand so ein Gesamtergebnis für einen OP-Betrieb, bei dem alle Variablen optimal zusammenspielen und klare Kosten-Nutzen-Aussagen getroffen werden. Damit stand den Verantwortlichen des SRH Wald-Klinikums Gera eine fundierte Grundlage zur Verfügung, die es "nur" noch umzusetzen galt. Doch gerade dieser Schritt hat es in sich.