Faxen vergeht nicht

Zudem müssen Landwirte inzwischen auch in hohem Maße dokumentieren, wann sie welche Pflanzenschutzmittel gegen welchen Schädling eingesetzt haben. "Auch hier sind die Faxe extrem beliebt, weil man sie einfach im Ordner abheftet und so nachweisen kann, wann man was gespritzt hat", sagt Bassermann. Kompliziert wird das Faxversandverfahren für Syngenta allerdings dadurch, dass nicht alle Landwirte die gleichen Informationen auf den Frühstückstisch bekommen.

Wer das Fax wie Syngenta als strategisches Geschäftswerkzeug nutzt, merkt schnell, wie aufwendig der Betrieb einer Fernkopiererlandschaft ist. Zum einen musste das Unternehmen bei einem Telekommunikationsanbieter für viel Geld Standleitungen anmieten, um die vielen Faxe - Syngenta verschickt pro Jahr eine sechsstellige Zahl - zuverlässig aussenden zu können. Trotzdem kam es immer wieder zu Verzögerungen bei der Zustellung, weil die vorhandenen Datenleitungen verstopft waren.

Zum anderen ist auch die Wartung der Laptops mit den Faxkarten aufwendig. Als das Unternehmen sich am Ende des Lebenszyklus vieler Geräte Gedanken über die Neugestaltung dieser Infrastruktur machte, war den Syngenta-Managern deshalb klar, dass sie zum Jahreswechsel 2006 einen technologischen Neuanfang wagen wollten.

Fax im Multifunktionsgerät

Neue technologische Trends eröffneten den Systemverantwortlichen jedoch neue Perspektiven. Weil immer mehr Faxgeräte Teil von Multifunktionsgeräten sind, ist es einfacher geworden, sie in ein Unternehmensnetz einzubinden. Weil das Faxdokument über den in der Regel bereits vorhandenen Netzwerkanschluss des Multifunktionsgerätes an den zentralen Fax-Server weitergeleitet wird, benötigen die dezentralen Geräte keine eigene Nebenstelle und keine Faxleitung mehr.

Middleware wie beispielsweise ShareScan vom Anbieter eCopy hilft dabei, papierbasierende Faxaufträge in die digitalen Prozesse eines Unternehmens einzubinden, sie schneller zu bearbeiten, sie zu dokumentieren und revisionssicher zu archivieren. Das ist wichtig, da immer mehr Faxe auch direkt aus Geschäftsanwendungen wie Textverarbeitung, Groupware- und ERP-Lösungen verschickt werden.