Information Management ist Unternehmen egal

Weniger als 40 Prozent erfassen mit ihrer Information-Policy auch mobile Daten, die auf Laptops, Smartphones, Tablet-PCs oder USB-Sticks gespeichert sind, oder haben Taxonomien und Klassifizierungen für die Datenablage entwickelt. Und bei nur 30 Prozent ist der mobile Datenzugriff klar geregelt, lediglich jeder Zehnte hat den Umgang mit cloud-basiertes Content-Sharing im Griff.

Big Data bremst Information-Governance aus

Lediglich 18 Prozent der Firmen verfügen über eine Policy, die alle genannten Bereiche abdeckt. Das liege auch daran, dass Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlicher Informationen speichern und verwalten müssen. Das reicht von Word-, Excel-, PDF- und Bilddateien, E-Mails und Instant-Messaging-Nachrichten über Dokumente aus ERP-, CRM- oder Projekt- oder Qualitätsmanagement-Systemen bis hin zu Lieferscheinen oder Rechnungen, die in Business-Anwendungen automatisch erzeugt werden. Hinzu kommen Inhalte von Sharepoint-Servern, der Firmenwebseite und in Zeiten von Big Data auch Daten aus internen und externen Blogs, Social-Media-Angeboten, Wikis oder von Sensoren und aus Maschinensteuerungen.

Als positives Zeichen wertet die Untersuchung, dass 40 Prozent der Umfrageteilnehmer ihre bisherigen Dateiablagen durch ein ECM-System ersetzen und dafür in den nächsten zwei Jahren auch das nötige Budget bereitstellen wollen. Mehr als ein Viertel arbeitet zudem an Verfahren, um Informationen weitgehend automatisch speichern und löschen zu können.

Von den Teilnehmern der AIIM-Umfrage kommen 36 Prozent aus Unternehmen mit mehr als 5000 Angestellten, 37 Prozent aus mittleren Firmen mit 500 bis 5000 Beschäftigten und 26 Prozent aus Betrieben mit weniger als 500 Mitarbeitern. 76 Prozent der Firmen sind aus Nord-Amerika (USA und Kanada) und 14 Prozent aus Europa. Zwei Drittel der Teilnehmer sind im Bereich Records- oder Information-Management tätig, davon ein Drittel in leitender Funktion. Knapp ein Viertel der Befragten kommen aus der IT-Organisation.