Wirksamer als demografischer Wandel
IT baut Personalabteilungen um
Wollen Personal-Berater und Human Resources-Manager überleben, müssen sie sich neu erfinden. Auf diesen Punkt bringt es ein Whitepaper, das die Consultants von Lünendonk, Kaufbeuren, gemeinsam mit IBM erstellt haben. Die Autoren schreiben, dass einschneidende Veränderungen im wirtschaftlichen und technologischen Umfeld größere Herausforderungen seien als etwa der demografische Wandel.
IT in den Personalabteilungen umfasst nicht nur Anwendungen, die dem Sachbearbeiter das Tagesgeschäft erleichtern. Viele Routine-Aufgaben wickelt die Belegschaft über Self Services eigenständig ab. Die IT treibe StandardisierungStandardisierung und Automatisierung voran, schreibt Lünendonk. Alles zu Standardisierung auf CIO.de
- Mit Teamwork Wissen sammeln und sparen
Mit Social-Business-Software und der Integration von Anwendungen können Unternehmen ihre Effizienz und Gewinne steigern. Allerdings nur dann, wenn "Social Collaboration" von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Tipps zur Planung und Softwareauswahl finden Sie hier. - Akzeptanz für Teamarbeit schaffen
Bei zahlreichen Unternehmen und ihren Mitarbeitern konnte das Prinzip der Enterprise 2.0 aufgrund der schnelleren und geradlinigeren Kommunikation sowie einer größeren, geteilten Wissensbasis schon hohe Akzeptanz erlangen. Überzeugt hat ferner die kostensensible Kopplung verschiedener Funktionen, die früher in separaten Lösungen parallel gepflegt werden mussten. - Modulare Softwarelösungen sind von Vorteil
Ist dieser Punkt geklärt, empfiehlt es sich, Anbieter zu vergleichen und eine Social-Softwarelösung auszuwählen, die modular zusammengestellt werden kann. Auf diese Weise ist die Lösung nicht nur maßgeschneidert, sondern zudem jederzeit um zusätzliche Module erweiterbar. - Anwendungsgebiete für den Mittelstand
Eine "Rundum-Sorglos-Lösung", die wirklich jeden Unternehmensbereich abdeckt, ergibt für kleine und mittelständische Betriebe sicherlich erst ab einer gewissen Größe Sinn. So wäre es beispielsweise bei wenigen Mitarbeitern, die alle an demselben Standort arbeiten, eine Lösung überdimensioniert, die Buchhaltung oder Urlaubsverwaltung über eine Enterprise-2.0-Lösung zu betreiben. Hingegen kann es bereits in kleinen Teams sehr sinnvoll sein, Wissen zu sammeln und zu speichern, eine Datenbank zu pflegen und Dokumente zu verwalten. - Positive Gruppenbildung für mehr Kommunikation und Wissen
So greifen in einer Intranet-Enterprise 2.0-Lösung beispielsweise Kommunikationsbausteine ineinander, die ansonsten parallel gepflegt werden müssten. Der Austausch kann über Chats oder Messaging-Funktionen ebenso erfolgen wie über persönliche Nachrichten innerhalb des Systems, die der E-Mail ähnlich sind. - Activity Streams halten auf dem Laufenden
Social-Software-Angebote haben ihren Ursprung oft in Funktionalitäten, die sich an Social-Media-Netzen orientieren. So kann ein mittelständisches Unternehmen seine Mitarbeiter mit sogenannten Activity Streams auf dem Laufenden halten: Direkt auf der Portalstartseite eines Mitarbeiters blendet der Activity-Stream neue Postings oder Aktionen der Organisationsmitglieder ein, auch Aktivitäten in Gruppen werden angezeigt. - Wissens-Pool hilft Zeit und Geld sparen
Wikis, Blogs und Foren, die ihren Ursprung ebenfalls im sozialen Netz haben, können sich auf dieselbe Weise positiv auf die Kommunikation in mittelständischen Firmen auswirken. Klassische Anwendungsbeispiele sind hier Nachfragen zu einem Projektstatus, die für jeden Beteiligten einsehbar sind, Fragen zu Problemen oder Vorgängen, die über diese Wege direkt geklärt werden können, oder der Austausch zu fachspezifischen Themen. - Kundendaten verwalten und Projekte abwickeln
In einer Social-Software-Lösung können Kundenkommunikation, interner Austausch, organisatorische Aufgaben und vieles mehr gleichzeitig abgewickelt werden. So verfügen einige Anbieter über ein integriertes CRM-System, in dem alle Kontakte angelegt und verwaltet werden. Damit werden erforderliche Ansprechpartner über eine Suchfunktion inklusive aller Kontaktdaten schnell gefunden. - Dokumenten-Management integrieren
Auch in der Koordination von Projekten kann Social-Business-Software den Mittelstand unterstützen, und zwar auch über die bereits erwähnten Gruppen hinaus. Zum Beispiel führt ein in die Social-Software integriertes Dokumenten-Management-System dazu, dass Dateien und Dokumente sicher ausgetauscht und versionsgetreu oder parallel bearbeitet werden können. - Buchhaltung, Reisekosten, Urlaubs- und Projektplanung inklusive
Mittelständler, die ihre Buchhaltung intern abwickeln, können die Fibu bei einigen Anbietern direkt mit der Social-Business-Software verknüpfen - wovon auch Mitarbeiter über die Finanzabteilung hinaus profitieren. Dazu legen einige Lösungen zum Beispiel Personalakten je Mitarbeiter an, die jeweils die vertraglich geregelten Arbeitszeiten sowie Urlaubstage dokumentieren.
Innerhalb der Unternehmen müssen sich Personaler zum strategischen Partner des Business entwickeln. Dabei sollten sie auf digitale Kommunikationsprozesse als wichtige Hilfsmittel zurückgreifen. "Gefragt sind hochqualifizierte, professionelle und gut vernetzte Business-Partner, die die Geschäftseinheiten beraten und die Umsetzung von Projekten - etwa im Change Management - begleiten", so Lünendonk. Und weiter: "Die reine Personalverwaltung als Hauptaufgabe hat ausgedient."
Mit dieser These steht Lünendonk nicht allein. Eva-Maria Manger-Wiemann von der Züricher Meta-Beratung Cardea bestätigt, dass die IT klassische HR-Berater wie beispielsweise Kienbaum in Zugzwang bringt. Zum Einen laufen Recruiting, Onboarding, Mitarbeiterführung und -schulung IT-gestützt. Zum Anderen finden Unternehmen passende Kandidaten heutzutage über Portale wie LinkedInLinkedIn oder Xing. Manger-Wiemann beobachtet, dass sich der Markt für HR-Beratung wandelt. So steigt der Bedarf am Aufbau interner Strukturen und IT-gestützter Prozesse, mit deren Hilfe Unternehmen neue Mitarbeiter selbst finden und rekrutieren wollen. Alles zu LinkedIn auf CIO.de
Als konkrete Beispiele für den IT-Einsatz im Personalwesen nennt Lünendonk drei Felder: Workforce Analytics, Social Software und CollaborationCollaboration. Alles zu Collaboration auf CIO.de
Workforce Analytics sollen das Unternehmen darin unterstützen, die passende Belegschaft aufzubauen. Das heißt: HR-Manager sollen an aktuellen internen und externen Daten beispielsweise ablesen können, welche Mitarbeiter das Haus mit welcher Wahrscheinlichkeit wann verlassen. Außerdem können solche Analyse-Tools den Erfolg von Weiterbildungsmaßnahmen aufzeigen oder untersuchen, inwieweit Gesundheitsprogramme den Krankenstand tatsächlich verringern.
In Sachen Social Media geht es beispielsweise um die Kooperation mit Partnern und Lieferanten. Außerdem können firmeneigene Wikis das Fachwissen älterer Mitarbeiter konservieren, wenn sich diese in den Ruhestand zurückziehen.
Bei Collaboration-Tools geht es darum, den Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens zu fördern. Dieser Punkt gehört eigentlich auch zum Thema Social Media, wie die Autoren des Lünendonk-Whitepaper selbst schreiben.
Will sich ein Unternehmen externe Unterstützung holen, so rät Lünendonk, die Berater auf acht Kriterien abzuklopfen. Diese sind:
• Nachweis organisatorischer und wirtschaftlicher Vorteile (Effizienz, Produktivität, Prozesskosten)
• Know-how-Transfer (IT, Fach-Know-how)
• Verbesserung der Projektqualität (Strategie, Prozessmodellierung, Systemintegration aus einer Hand)
• Ganzheitliche Sicht / Change Management
• Betrieb kompletter Geschäftsprozesse (BPO)
• Manpower / Flexibilität
• Schnelle und nachhaltige Umsetzung
• Reduktion der Schnittstellen durch Auftragsbündelung.
Sollen Organisationen und Prozesse im Feld HR neu gestaltet werden, rät Lünendonk zu integrierten Dienstleistungen. Stehen dagegen kleinere Einzelmaßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung an, reicht es aus, einzelne Dienstleistungen von außen zuzukaufen.