Kennzahlensysteme unterstützen das Management

Kennzahlen lassen sich nach ihrer Verwendung, ihrem Aufbau oder nach Unternehmensfunktionen/ Abteilung/Organisationseinheit klassifizieren. Im Hinblick auf die Verwendung gibt es zwei grundsätzliche Funktionen: Die erste ist vergangenheitsorientiert und besteht in der Überprüfung der Leistung von Organisationseinheiten – bis auf die Detailebene von Individuen – bezüglich vereinbarter oder vorgegebener Ziele. Die zweite ist zukunftsorientiert und zielt auf künftige operative Maßnahmen, um die Lücke zwischen realisierter Leistung und Zielvorgabe zu schließen.

Die Aktivitäten bestehen im Einzelnen aus:

- Formulierung von Zielvereinbarungen
- Überwachung der Kennzahlen daraufhin, ob die Zielvereinbarungen erfüllt sind
- Analyse der Abweichung zwischen Zielwert und Realisierung und die Ableitung von Korrekturmaßnahmen daraus

Die einzelne Kennzahl muss bestimmten Anforderungen genügen, damit KPIs in ihrer Gesamtheit als Steuerungsinstrument sowohl bei der Verwaltung (Erfassung, Auswertung) als auch der Verwendung (Interpretation, Akzeptanz) ihrer Aufgabe genügen.

Folgende Kriterien beeinflussen die Festlegung von Kennzahlen:

- Geltungsbereich (org. Einheit)
- Bezug zu (Kern-)Geschäftsprozessen
- Wertungsangaben (Dimension, Maßeinheit)
- Differenzierungskriterien (Erfüllungsgrad)
- Priorität
- Nutzer der Kennzahl
- Datenquellen
- Aktualisierungsrhythmus/Erfassungshäufigkeit

Kennzahlen sollten möglichst einfach aufgebaut sein. Denn eine der Kernfunktionen des Instruments Kennzahlensystem ist es, Transparenz zu schaffen. Deshalb sollte bereits der Grundbaustein diese Transparenzanforderung erfüllen, sonst besteht die Gefahr, dass bei dem Komplexitätssprung von der einzelnen Kennzahl zum Kennzahlensystem eben jene Transparenz verloren geht, die das System erreichen sollte.