Kennzahlensysteme unterstützen das Management

Mit der zweiten Stufe wird für eine etablierte Kennzahl die relative Änderung im Vergleich zur Vorperiode definiert. Damit lässt sich ein exakter Zielwert erreichen, zumindest aber eine signifikante Beschränkung des Zielkorridors (Unterschreitung = Qualitätsmangel, Überschreitung = Kostenineffizienz). Dies dient der Stabilisierung des Qualitätsgrades über mehrere Folgeperioden. Rückkopplung ist erneut ein Bonus-/Malus- System, in diesem Fall basierend auf der Veränderung gegenüber der Vorperiode.

Nach der zweiten Stufe kann ein KPIKPI aus dem Kennzahlensystem entfernt werden. Das beabsichtigte Ziel ist erreicht. Das Steuerungssystem bleibt schlank und transparent durch die Entfernung nicht mehr benötigter Kennzahlen. Steht eine Kennzahl jedoch – etwa wegen ihrer elementaren Bedeutung – weiterhin im Fokus oder ist sie wesentlich für das Unternehmen, wird sie in eine dritte Beobachtungsstufe überführt. Eine Kontrolle erfolgt nur noch bezüglich einer Verschlechterung gegenüber ihrem Zielwert. Ein Bonus ist für die hinsichtlich dieser Kennzahl Verantwortlichen nicht mehr zu erwirtschaften. Bei Absinken der gemessenen Leistung greift jedoch ein Malus (Performance-Faktor). Alles zu KPI auf CIO.de

Der Regelkreis: Steuerung nach Kennzahlen und der Prozess der Leistungserbringung

Die Verwendung von KPIs ist kein singuläres Ereignis in Form von Stichpunktanalysen. Nach der Einführungsphase wird das Kennzahlensystem in der zweiten Phase in einem kontinuierlichen Regelkreis verwendet und weitergeführt. Beide Phasen gelten dabei gleichermaßen für die Ersteinführung von KPIs und damit die Etablierung eines Kennzahlensystems, wie dann auch zu späteren Zeitpunkten für zusätzliche oder den Ersatz obsoleter Kennzahlen.

Die einzelnen Teilschritte

1. Planen: Am Anfang steht die Entscheidung für die Steuerung eines Unternehmens über oder zumindest unter Unterstützung durch Kennzahlen sowie die Auswahl geeigneter KPIs. Bei einem etablierten Kennzahlensystem fallen die Entscheidungen über die Einführung neuer und/ oder den Ausschluss bestehender KPIs.

2. Definieren: Nach der Entscheidung für die Einführung eines KPI erfolgt seine Definition sowie die Festlegung seines Zielwerts.