KPIs

Kennzahlensysteme unterstützen das Management

22.03.2005
Kennzahlensysteme sind ein zentrales Element von Führungsinformationssystemen. Durch einzelne, abgestimmte Kennzahlen (engl.: Key Performance Indicators = KPIs) unterstützen sie das Management bei seinen Gestaltungs-, Berichts-, Planungs- und Steuerungsaufgaben. Damit ein KPI-System allerdings diese Aufgabe erfüllen kann, muss es detailliert geplant, ständig überwacht und angepasst werden. Der erhebliche Aufwand für die Einführung und insbesondere dafür, die Eingangsdaten kontinuierlich zu aktualisieren und aufzubereiten, wird nur durch den qualitäts- und/oder effizienzsteigernden Effekt gerechtfertigt, der die Investitionen überkompensiert.

Key-Performance-Indikatoren sind kein Selbstzweck. Sie sind grundsätzlich eingebunden in ein unternehmerisches Steuerungssystem als Element eines Regelkreises, der sich mit den fundamentalen Elementen Messen (Erfassen, Berichten) Steuern (Zielvorgabe) Regeln (Umsetzung, Realisierung) darstellen lässt. Welches Steuerungssystem das Management einsetzt, ist abhängig davon, welche Ziele es verfolgt. Dabei schließen sich verschiedene Methoden nicht grundsätzlich aus, sondern sind überwiegend komplementär einsetzbar.

Die Rolle von KPIs in Steuerungssystemen

Beispiel Balanced Scorecard: Dieses Steuerungssystem erlaubt es, das gesamte Unternehmen – bis hinunter auf einzelne Abteilungen, Dienststellen und Mitarbeiter – über Zielgrößen auf seine strategischen Ziele auszurichten. Dabei werden die unterschiedlichen Zieldimensionen des Unternehmens, mithilfe von Key- Performance-Indikatoren aus einer Innenperspektive in ein Wertesystem überführt, relativiert, auf das Gesamtziel ausgerichtet und zueinander in Beziehung gesetzt. Key-Performance-Indikatoren sind hierbei in erster Linie Unterstützungselemente für die globale Strategieumsetzung.

Eine zweite Perspektive ist die grundsätzliche Kontrolle und Verbesserung der Unternehmensleistung mit Fokus auf die Innensicht. Beim Six-Sigma-Konzept oder dem Null-Fehler-Prinzip dienen Kenngrößen als Key-Performance-Indikatoren, die mittel- und, wie im Fall der IT, unmittelbar die Qualität des Leistungserstellungsprozesses beschreiben beziehungsweise beeinflussen. Sie werden periodisch erhoben und mit dem Soll-Wert der angestrebten Prozessqualität verglichen. Zwischen zwei Messungen werden Maßnahmen zur Prozessverbesserung identifiziert und umgesetzt. Das Ziel: Ist- und Soll-Werte zur Deckung zu bringen und damit das Qualitätsziel des Unternehmens zu erreichen oder das Qualitätsniveau signifikant zu heben.

Beim Benchmarking als Instrument mit Außensicht dienen KPIs dazu, einen Leistungsvergleich mit Unternehmen zu ermöglichen, deren Prozesse Verbesserungspotenzial für das eigene Unternehmen erwarten lassen. Hierbei werden neben qualitativen Merkmalen auch Key-Performance-Indikatoren verglichen, die unmittelbar übereinstimmend oder mittels Normierung angleichbar sind. Durch die parallele Berücksichtigung qualitativer und quantitativer Komponenten lassen sich daraus unmittelbar Verbesserungspotenziale ableiten.

Entscheidend: Klassifikation und Auswahl von Kennzahlen

Für die Steuerung eines Unternehmens und das Zusammenwirken seiner einzelnen Organisationseinheiten sind mehrere dedizierte Kennzahlen erforderlich. Ein übergreifendes Kennzahlensystem stellt dabei den Zusammenhang zwischen den KPIs her. Das System bildet ein dynamisches Rahmenwerk, das auch sich ändernde Managementstrategien und -ziele unterstützt. Struktur und Einführung eines Kennzahlensystems folgen dabei einer grundsätzlichen Systematik – unabhängig von dem übergeordneten Konzept, in das es eingebunden ist.

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