Mail-Archivierungs-Programme mit großen Mängeln

Wichtiger Teil vieler Systeme zur Mail-Archivierung ist auch die Klassifikation der eingehenden Nachrichten. Dadurch soll eine Ablage ohne manuelle Eingriffe möglich werden, oder die automatische Weiterleitung von Post an nachgelagerte Prozesse. Dabei geraten die Systeme nach Beobachtung von Zöller & Partner oft an ihre Grenzen, weil im Gegensatz zur Papierpost die Struktur von E-Mails zu unterschiedlich ist.

Willkürliche Struktur von E-Mails erschwert Archivierung

Statt einem aktuellen Betreff findet sich häufig nur ein "Re:" oder ein völlig sachfremder Titel über dem Schreiben. Denn oft wählt der Absender einfach eine beliebige alte Mail aus und klickt auf "Antworten", um sich an einen früheren Ansprechpartner zu wenden. Auch finden sich in Mails nicht selten Textinformationen, die mit einer aktuellen Angelegenheit gar nichts zu tun haben, weil bei sogenannten Ping-Pong-Mails keiner der Kommunikationspartner die alten Texte löscht. Klassifikationssysteme können allerdings nicht unterscheiden, welcher Teil des Texts relevant ist.

Trotz dieser möglichen Probleme ist es nach Ansicht der Experten von Zöller & Partner unerlässlich, E-Mails planvoll zu archivieren. Ideal seien Archive mit einer homogenen Content-Infrastruktur. Getrennte Aufbewahrungsorte für Eingangspost, Mails und andere Dokumente halten die Technologieberater hingegen für nicht sinnvoll.

Compliance häufig Triebfeder für Archivierung

Grundsätzlich sind Firmen nicht dazu verpflichtet, alle Mails zu archivieren. Aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) ist Zöller & Partner zufolge nur die Pflicht abzuleiten, Mail-Inhalte in unveränderbarer Form aufzubewahren, die als Handelsbrief gelten - also der Vorbereitung, Durchführung, Abschluss oder Rückgängigmachung von Geschäften dienen.

Ein in der Regel kleiner Anteil des Mail-Aufkommens in Firmen könne auch von § 147 der Abgabenordnung betroffen sein, der in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen erläutert wird. Darin ist unter anderem festgelegt, dass Unterlagen wie empfangene Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege aufzubewahren sind.