Mail-Archivierungs-Programme mit großen Mängeln

Selektive Mail-Archivierung anfällig für menschliche Fehler

Der dritte Ansatz ist die selektive Archivierung, auch qualifizierte oder Anwender-getriebene Archivierung genannt. Dabei entscheidet der Nutzer im Einzelfall nach fachlichen oder geschäftsprozesslichen Zusammenhängen, ob eine Mail oder vielleicht auch nur deren Anhang aufzubewahren sind.

Dieser Ansatz sei allerdings nur in Verbindung mit einer DMS-basierten Lösung handhabbar. Außerdem bestehe hier das Risiko, dass der Anwender fälschlicherweise eine wichtige Mail vergisst zu archivieren. Schlimmstenfalls könnten Dritte auch behaupten, an der Mail-Archivierung sei manipuliert worden. Einen solchen Vorwurf zu entkräften, ist laut Jobst Eckardt und Bernhard Zöller nicht einfach.