Mail-Archivierungs-Programme mit großen Mängeln

Vielen Firmen geht es bei den Überlegungen um eine planvolle Archivierung allerdings auch darum, ihre IT-Systeme zu entlasten oder - was laut den Technologieberatern das häufigste Motiv ist - um größtmögliche Auskunftsfähigkeit. Sie wollen vermeiden, dass Vorgänge nicht mehr nachvollziehbar sind, weil Unterlagen fehlen oder nur schwierig zu finden sind. Dazu könne es kommen, wenn jeder Mitarbeiter seine eigene Ablage-Systematik pflege, warnen Eckardt und Zöller.

Mail-Appliance oder Archiv mit DMS-Funktionen

Für welche Art Ablagesystem sich ein Unternehmen letztlich entscheide, hänge immer von den individuellen Gegebenheiten ab. So gebe es zum einen die sogenannte Mail-Appliance, vorkonfigurierte Lösungen einschließlich Hardware-Komponenten. Erhältlich seien zudem schlichte Mail-Archive oder Archive, die um DMS-Funktionen erweiterbar sind.

Bei der Entscheidung darüber, was archiviert werden soll, haben die Entscheider in Firmen nach Ansicht von Zöller & Partner drei Möglichkeiten. Sie können zum einen alles archivieren. Das ermögliche im Fall der Fälle die "maximale gerichtsbelastbare Auskunftsfähigkeit". Das kann für ein Unternehmen dann ratsam sein, wenn es im Zweifelsfall die Vollständigkeit der archivierten Nachrichten beweisen will.

Strategie für die Mail-Archivierung nötig

Solle ein Unternehmen zum Beispiel vor Gericht belegen, dass ein Mitarbeiter keine Insiderinformationen an Verwandte gemailt hat, könne dies nur gelingen durch die belastbare Darstellung, dass alle ein- und ausgehenden Nachrichten archiviert wurden und sich darin kein Hinweis auf den Verrat vertraulicher Informationen findet. Damit dieser Ansatz Erfolg hat, sei allerdings sowohl eine verbindliche Regelung zum Umgang mit privaten E-Mails nötig als auch eine Festlegung, was "alles" umfasst. Zu klären sei hier unter anderem die Frage, ob die Archivierung vor oder nach dem Viren- und Spamfilter ansetze.

Ein weiterer Ansatz kann die regelbasierte Archivierung bestimmter Mails sein. Auswahlkriterium hierfür kann zum Beispiel die Empfängeradresse innerhalb der Firma sein - etwa die Schadensabteilung. Möglich ist auch die Archivierung, sobald ein Postfach eine bestimmte Speichergröße überschreitet. Bei dieser Art der Archivierung seien allerdings der Strukturierung der abgelegten Inhalte Grenzen gesetzt.