Microsoft Teams - Deep-Dive-Einblick

Der erste Schritt in Microsoft Teams ist das Anlegen eines Teams, dem anschließend vom Besitzer des Teams weitere Mitglieder hinzugefügt werden können. Zentraler Punkt eines Teams ist der Chat. In den Teams von Microsoft Teams wird dieser 'Unterhaltung' genannt. Der Chat bleibt, anders als bei Skype for Business, auch nach Schließen der Anwendung erhalten.

Eingeteilt in sogenannte Kanäle kann das Team in verschiedene Themen geordnet werden. Jedem Kanal können Registerkarten hinzugefügt werden. Hier beginnt dann auch die Integration der Microsoft 365Microsoft 365 Dienste: Eine Excel-Tabelle kann ebenso als Registerkarte dem Team hinzugefügt werden, wie ein Plan aus Planner, ein OneNote-Notizbuch, ein Video aus Stream oder eine SharePoint-Site. Dem Team kann somit der Inhalt dargestellt werden, den es benötigt - an einem Ort. Alles zu Office 365 auf CIO.de

Das Highlight an Teams: Es öffnet auch die Tore nach außen. Über sogenannte Konnektoren können auch externe Dienste als Reiter eingebunden werden, wie zum Beispiel Dropbox, Trello oder Youtube.

Lesetipp: Clevere Tipps für Dropbox,Google Drive & Co.

Mächtige Chat-Funktion

Der einfache Chat wird in Teams soweit ausgebaut, dass er tatsächlich Dreh- und Angelpunkt für die Kommunikation darstellt. So soll es in dem Chat nicht nur um einfaches Austauschen von Textzeilen gehen, sondern der Chat integriert zum Beispiel auch Audio- und Videobesprechungen. Diese werden dann automatisch dem Chat hinzugefügt.

Schaut ein weiteres Team-Mitglied in den Kanal, so kann die Person die laufende Besprechung sehen und ihr beitreten. Nach Beendigung der Besprechung wird auf Wunsch im Chat eine komplette Aufzeichnung inklusive Anwesenheitsliste zur Verfügung gestellt. Technisch landet die Aufzeichnung dabei als mp4-Datei inder dahinterliegenden SharePoint Site.

Microsoft 365 erstellt zu einer Aufzeichnung automatisch ein Transkript der Besprechung. Die gesprochenen Inhalte kann Teams auch den Sprechern im Protokoll zuweisen.

Dem Chat können auch noch Dienste und Connectoren angefügt werden. So ist es möglich, dass zum Beispiel der Twitter-Connector mit eingebunden wird. Die neuesten Tweets einer Person oder Firma landen dann direkt im gewünschten Chatverlauf. Der Verbinder zu Google Analytics gibt Ihnen jeden Tag oder jede Woche automatisch die Besucherauswertung Ihrer Firmenwebsite in den Chatverlauf.

Spannend ist auch die Möglichkeit, Bots in einen Chat zu integrieren. So können Sie in Ihrem Chat zum Beispiel ein Reiseziel eingeben und der Bot antwortet automatisch mit passenden Informationen zur Reise und dem Zielort. Sie können den Bot auch direkt beauftragen, einen Flug zu buchen.

Auch verspielte Funktionen, wie zum Beispiel animierte GIFs stellt Microsoft für den Chat zur Verfügung. Hier genügt es, im Suchfeld einen Begriff einzugeben und das System liefert entsprechende GIFs.

Gruppenchat vs. Teams

Kommunikation und Dateiaustausch kann in einem Gruppenchat erfolgen, aber auch in den Kanälen eines Teams. Wann welche Funktion verwendet wird ist zu Beginn oftmals gar nicht so klar: Immerhin sind viele Funktionen identisch. Als Faustregel gilt: Geschäftliches gehört in Teams und Kanäle! Nur dort können Mitgliedschaften gesteuert werden und dem Team steht ein Dateispeicherort zur Verfügung. Gruppenchats bieten das nicht: Es gibt weder Besitzer eines Gruppenchats, noch einen zentralen Dateiablageort.

Kanaltypen: Standard, Privat, Freigegeben

Möchten Sie die Inhalte eines Teams verschiedenen Themen zuordnen, so eignen sich dafür Kanäle. Zu Beginn von Teams gab es nur eine Art von Kanälen. Microsoft hat die Funktion aber weiterentwickelt und Sie haben mittlerweile die Wahl zwischen drei Kanaltypen:

1. Der Standard-Kanal wird von allen Team-Mitgliedern gesehen.

2. Daneben gibt es die Möglichkeit einen privaten Kanal anzulegen. Hier wählen Sie eine Untermenge der Team-Mitglieder aus. Nur diese haben dann darauf Zugriff. (Beispiel: Budgetplanung, die nicht jedes Teammitglied sehen soll).

3. Als dritte Möglichkeit gibt es freigegebene Kanäle. Hier können Sie, unabhängig von den Team-Mitgliedern, Personen benennen die auf diesen Kanal Zugriff haben. (Beispiel: Zusammenarbeit mit Personen außerhalb des Teams).

Teams als Nachfolger von Skype for Business

Auf der Ignite 2017 hat Microsoft verlauten lassen, dass Teams Skype for Business ersetzen wird. Das gilt aber aktuell nur für die Cloud. On Premise ist die neue Version Skype for Business Server 2019 im Oktober 2018 erschienen. Rechnet man eine Supportzeit von fünf Jahren dazu, ist ein lokaler Betrieb bis 2024 sichergestellt.

Die Marschrichtung von Microsoft ist aber definiert - große Weiterentwicklungen und Verbesserungen am Skype-for-Business-Client dürfen nicht mehr erwartet werden. Im Hintergrund nutzt Microsoft die Skype for Business Technik sehr wohl auch für Microsoft Teams. So wird das Skype Backend weiterentwickelt und künftig SIP durch HTTP ersetzt. Für die Cloud steht Teams als alleiniger Kommunikations-Client den Nutzern zur Verfügung

Deep Dive: So funktioniert Teams

Obwohl der Button zum Anlegen eines Teams unscheinbar daherkommt, löst das Einrichten eines neuen Teams im Hintergrund eine Lawine aus. Zuerst wird eine Microsoft-365-Gruppe im Azure Active Directory angelegt. Sie bildet das Grundgerüst für ein Team und stellt die Verbindung zwischen Exchange, SharePoint usw. her.

Microsoft-365-Gruppen nutzen in Azure Active Directory (Azure AD) gespeicherte Identitäten. Damit sind alle Authentifizierungs- und Autorisierungsfunktionen in Azure AD wie Unterstützung für Multi-Factor-Authentifizierung (MFA) direkt zur Verwendung durch Teams verfügbar.

Standardmäßig wird für ein in Teams erstelltes Team jeweils eine Microsoft-365-Gruppe mit der zugehörigen SharePoint-Online-Website erstellt - einschließlich einer Dokumentbibliothek und eines Exchange Online-Gruppenpostfachs, das von Teams zum Speichern von Informationen wie zum Beispiel Besprechungseinladungen verwendet wird.

Die Abhängigkeit vom Microsoft-365-Gruppenobjekt bedeutet, dass beim Erstellen eines neuen Teams auch eine neue private Microsoft-365-Gruppe erstellt wird. Die gleichen Azure-AD-Richtlinieneinstellungen, die zum Steuern der Gruppenerstellung verwendet werden, bestimmen, wer neue Teams erstellen kann.

Die Besprechungsfunktionen werden auf der Grundlage der cloudbasierten Infrastruktur, die auch von Skype und Skype for Business genutzt wird, abgebildet. Dazu gehören Azure-basierte Cloud-Dienste für Medienverarbeitung und Signalisierung, der Videocodec H.264, die Audiocodecs SILK und Opus, Netzwerkresilienz, Telemetrie und Qualitätsdiagnose.

Bestandteile eines Teams

Zu einer Gruppe gehören:

• das Outlook-Postfach,

• der Kalender,

• eine SharePoint Site,

• ein Plan in Planner,

• ein OneNote-Notizbuch.

Microsoft Teams bildet aber nicht nur eine Gruppe ab, sondern ergänzt die Gruppen-Funktion noch um zwei Besonderheiten: das Teams Wiki sowie den Teams Chat ("Beiträge"). Diese beiden Funktionen erhält man nur für ein Team. Legt man nur eine Gruppe an, so ist diese nicht in Teams sichtbar und verfügt auch nicht über das Teams Wiki und den Teams Chat.

Besonderheit: Das Teams Wiki

Das Teams Wiki wird zwar in SharePoint gespeichert, aber nicht als altbekanntes SharePoint Wiki, sondern als mht-Datei (Multipurpose Internet Mail Extension). Damit können Sie in SharePoint nichts anfangen. Das Wiki ist somit nur aus Teams heraus zugänglich. Ab Q4 2022 wird das Teams Wiki nicht mehr automatisch zu einem neuen Team-Kanal hinzugefügt - kann aber manuell noch eingerichtet werden.

Eine Gruppe zu einem Team machen

Ein Team kann mithilfe vorhandener Microsoft-365-Gruppen erstellt werden, sodass vorhandene Gruppenmitgliedschaften und Inhalte, die in SharePoint Online und Exchange Online gespeichert sind, nach Teams portiert werden können. Der Besitzer einer Gruppe kann die Gruppe als Team aktivieren.
In diesem Fall werden die Eigenschaften der Gruppe aktualisiert. Gruppenmitglieder erhalten automatisch Zugriff auf das Team, wenn eine Gruppe teamfähig ist, und können nach Belieben mit dem Chatten und Teilen beginnen. Die Gruppe bleibt unter diesen Umständen weiterhin in Outlook sichtbar.

Berechtigungen in Microsoft Teams

In Microsoft Teams werden grundsätzlich drei Rollen unterschieden:

• Besitzer

• Mitglied

• Gast (hierbei handelt es sich um eine externe Person).

Alle Mitglieder haben gleichen Zugang zu den Informationen, die dem Team zur Verfügung stehen. Es kann nicht vorkommen, dass eine Untergruppe der Mitglieder einer Gruppe auf das zugehörige Team zugreifen darf und andere Mitglieder nicht. Eine Ausnahme davon stellt die Dateiablage dar, da dafür in SharePoint eigene Berechtigungen vergeben werden könnten (siehe dazu nächster Punkt).
Es gibt keine eigenen "Lesen"-Rechte. Wer im Team ist, darf auch editieren und schreiben.

Der Besitzer der Gruppe kann neue Mitglieder hinzufügen, Team-Einstellungen bearbeiten sowie das Team umbenennen oder löschen. Er kann auch weitere Mitglieder ebenfalls zu Besitzern machen. In einem Team kann es bis zu 100 Besitzer geben. Außerdem ist der Besitzer auch zugleich Websitesammlungsadministrator der dazugehörigen Websitesammlung in SharePoint.

Mitglieder können grundsätzlich Kanäle hinzufügen, Kanäle umbenennen und Register, Connectoren und Bots hinzufügen. Allerdings ist dies nur für Mitglieder möglich, denen von der Administration das entsprechnde Recht zugeordnet wurde.

Gästen bleiben einige Funktionen verweigert. Dazu zählt, ein neues Team anzulegen, weiteren Teams beizutreten, das Organigramm von anderen Personen einzusehen oder Bots, Apps und Connectoren einem Team hinzuzufügen.

Ob Gäste in Ihrem Microsoft-365-Tenant erlaubt sind, können Sie unternehmensweit festlegen. Standardmäßig ist diese Funktion abgeschaltet. Einmal aktiviert, können die Besitzer einer Gruppe Gäste zu einem Team hinzufügen.

SharePoint und Teams

Über das Datei-Register eines jeden Kanals steht ein Datenspeicher zur Verfügung, der mehr bietet, als man im ersten Moment sieht. Das liegt daran, dass die Teams-Oberfläche sehr einfach gestaltet ist. Der Dateispeicher ist in Wahrheit ein Ordner in einer SharePoint Site in einer Dokumentbibliothek. Somit stehen Ihnen alle Funktionen aus SharePoint zur Verfügung. Dazu gehört neben der Möglichkeit die Dateien zu synchronisieren, auch das einrichten von Spalten für Metadaten sowie eine Versionierung. SharePoint hält auch einen Papierkorb für gelöschte Dateien bereit, der aus Teams leider nicht zu erreichen ist.

Die Verknüpfung von Teams und SharePoint sieht auf den ersten Blick gut aus, birgt aber auch einige Probleme. SharePoint hat zum Beispiel ein völlig eigenes Berechtigungskonzept. Die Berechtigungen werden zwar aus Teams übernommen, aber das hindert natürlich den Besitzer des Teams nicht daran, diese Berechtigungen in SharePoint abzuändern. Aus diesem Grund kann es zu Abweichungen zwischen beiden Berechtigungsmodellen kommen.

Gezielt eingesetzt kann die eigene Berechtigungssteuerung in SharePoint allerdings auch ein großer Mehrwert sein. In Teams ist es ansonsten nicht möglich einzelne Kanäle oder andere Inhalte separat zu berechtigen.

Eine Dokumentbibliothek, egal ob diese in der Site Collection des Teams liegt oder nicht, kann in Teams als Registerkarte eingebunden werden. Allerdings handelt es sich dabei nur um eine Verlinkung. Es wird dadurch keine Verknüpfung bezüglich der Berechtigung hergestellt. Eine weitere Schwierigkeit ist die Standard-Dokumentbibliothek die Teams in SharePoint anlegt. Für jeden Kanal gibt es einen Ordner. Dateien, die dem Chat angefügt sind, liegen ebenfalls dort. Mittlerweile ist der Ordner mit dem jeweiligen Kanal verknüpft. Änder sich der Name des Kanals, ändert sich auch der Name des Ordner. Das war vor 2022 nicht so.

Planner

Planner ist ein tolles Werkzeug, um Aufgaben im Team zu organisieren. Auf einem visuellen Board können in Buckets Aufgabenkarten den Team-Mitgliedern zugeweisen werden. Eine Herausforderung gibt es bei der Nutzung von Dateianhängen an die Aufgabenkarten: Das Problem bezieht sich auf die Art, wie Planner Dateianhänge speichert: Dateianhänge werden in SharePoint abgelegt. Wird ein Dateianhang als Anhang bei einer Planner-Aufgabe entfernt, bleibt er in SharePoint erhalten. Somit wird ein einmalig hinzugefügter Dateianhang für immer in SharePoint bleiben.

Manuelles Löschen ist wiederum schwieriger als gedacht: Da es keine harte Verdrahtung gibt (wie oben bei "SharePoint und Teams" beschrieben), kann man in SharePoint nicht erkennen, welche Dateien tatsächlich mit Aufgaben verknüpft sind und welche Dateien verwaist sind. Löschen können Sie alle problemlos und ohne Fehlermeldung. In Planner fehlt Ihnen dann der Anhang oder es wird ein Fehler ausgegeben, sobald man darauf zugreifen möchte.

Wichtige Grenzen

Innerhalb eines Tenants darf es derzeit maximal 500.000 Gruppen geben. Das klingt nach viel, bedenken Sie aber, dass mittlerweile bei "fast jeder Aktion" eine Gruppe in Microsoft 365 angelegt wird. Bei der Erstellung einer SharePoint Site, beim Anlegen eines Plans in Planner, beim Einrichten eines Kanals in Stream, beim Eröffnen einer Gruppe in Yammer und natürlich beim Gründen eines Teams. Hierzu einige wichtige Begrenzungszahlen:

• Ein Nutzer kann maximal 250 Teams anlegen. Für den globalen Administrator gilt diese Grenze nicht.

• Ein Team kann maximal 200 Kanäle umfassen. Dazu zählen auch die bereits gelöschten Kanäle, Da diese zuerst in eine Art "Papierkorb" verschoben werden! Erst nach 30 Tagen sind gelöschte Kanäle tatsächlich entfernt.

• Es kann insgesamt 25.000 Mitglieder in einem Team geben.

• Es können 100 Besitzer in einem Team geführt werden.

• Eine in Teams geführte Besprechung kann derzeit maximal 1.000 Teilnehmer aufnehmen.
  (Quelle: Grenzwerte und Spezifikationen für Microsoft Teams | Microsoft Learn)

Wo liegen meine Daten?

Teams teilt die Daten, welche in einem Team anfallen, auf verschiedene Dienste auf:

• Gruppenunterhaltungen (welche in Outlook angezeigt werden) sowie der Gruppenkalender landen in Exchange.

• Auch die Meetings, die erstellt werden, landen in Exchange.

• Der Chat in einem Team wird auf dem Skype-for-Business-Server gespeichert. Hierfür gibt es derzeit keine Abfrage- oder Zugriffsmöglichkeiten für den Administrator.

• Meeting-Aufzeichnungen landen in der zum Team gehörenden SharePoint Site, wenn es sich um ein Kanal-Meeting handelt. Bei einer Besprechung, die nicht an einen Kanal geknüpft ist (z.B. wenn Sie die Besprechung über Outlook organisieren) wird die Aufzeichnung in das OneDrive for Business des Benutzers gespeichert, der die Aufzeichnung beginnt.

• Dokumente, das OneNote-Notizbuch und das SharePoint Wiki landen in der Websitesammlung in SharePoint.

• Auch Dateianhänge in den Beiträgen sowie Anhänge an Aufgaben aus Planner landen in SharePoint.

Lesetipp: OneDrive for Business - Microsoft-365-Cloud-Speicher - das müssen Sie wissen

Daraus ergibt sich auch, dass SharePoint unbedingt aktiviert sein muss in Ihrem Tenant, ansonsten verlieren Sie alle Dateiablage- und -freigabe-Funktionen.

Chattet man privat (außerhalb eines Teams) mit einer Person und hängt diesem Chat eine Datei an, so wird die Datei in OneDrive for Business abgespeichert und dem Chatpartner freigegeben.

Teams in Outlook

Teams sind in Outlook nicht sichtbar. Das war zu Beginn von Teams anders. Nach wie vor sind zwar das Outlook-Postfach und der Kalender in Teams technisch vorhanden, aber nicht mehr über Outlook zugänglich. Hintergrund war, dass es bisher sehr verwirrend für Nutzer war, zweimal "Unterhaltungen" in einem Team vorzufinden. In Microsoft Teams gibt es Unterhaltungen ("Beiträge"), welche den Chat darstellen. In Outlook gibt es dann ebenfalls das Team, Outlook stellt auch Unterhaltungen dar, meint aber damit das Gruppenpostfach. Dies hat aber überhaupt nichts mit dem Chat zu tun.