Mit ECM den Papierkrieg befrieden

Weil der Begriff ECM abschreckt, bleiben auch die damit erfassten Themen isoliert. Die Autoren der Studie bemerkten zunächst einmal eine Abwehrhaltung auf Seiten der befragten Manager - und erstaunlicherweise großes Interesse, wenn konkrete Teilinhalte zur Sprache kamen. Das Akronym aus drei Buchstaben ordnen sie automatisch ins techniknahe Feld ein, obwohl es mindestens in gleichem Maße Fragen der Organisation berührt.

Passiv auf neue Optionen der Anbieter hoffen, ist ein Fehler

Pentadoc empfiehlt, sich die für eine Optimierung nötige Zeit zu nehmen und schlägt als ersten Schritt einen Workshop vor, in dem sich Geschäftsführung, Controlling, Fachbereiche und die IT-Verantwortlichen über notwendige und sinnvolle Schritte verständigen.

Ein Fehler ist aus Sicht der Autoren, wenn Firmen auf bestimmte Optionen von Seiten der Anwender hoffen. Es sei nicht gesichert, dass neue ERP-Anwendungen die als wichtig erachteten Abläufe besser oder vollständig abdecken. Überhaupt schreibt die Studie den Anwendern ins Stammbuch, mit den Anbietern in Kontakt zu treten und Abhilfe einzufordern.

Fortschritte erwartet Pentadoc ohnehin nicht in Form neuer Funktionen. Im Gegenteil: "Das Angebot an Funktionen ist verwirrend groß!" Die Anwender vermissen vielmehr Business Cases. Sie wollen wissen, welche Szenarien sich in der Praxis bewährt haben und zum Vorbild taugen könnten.

Gefragt sind vor allem Beispiele aus der eigenen Branche, denn die ECM-Anforderungen unterscheiden sich erheblich. Die Palette ist bunt: parallele elektronische Verfügbarkeit der Kundenakte, Vertrags-Management, Posteingangskontrolle, automatische Rechnungsbearbeitung, Zugriff auf gesammeltes Wissen für in alle Welt verstreute Entwickler- und Forscher-Teams.