Die Lösung in Praxis

Seit Juni 2004 werden von Cocq Datendienst die jeweils aktuellen Patientenakten sowie die bei Wiederaufnahme von Patienten ins Bergedorfer Klinikum erneut benötigten Altakten zu den Patienten einmal wöchentlich unter Einsatz der Signatur -echnologie gescannt. Sofort im Anschluss werden die signierten elektronischen Daten dem Krankenhaus wieder zur Verfügung gestellt, damit sie in das Archivsystem überführt werden können. Die nicht mehr erforderlichen Patienten-Altakten werden gemäß der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfrist weiter papierbasiert aufgehoben. Somit reduziert sich im Laufe der Jahre das Papierarchiv, bis es irgendwann nicht mehr existiert.

Die signierten, in elektronischer Form vorhandenen Patientenakten stehen stets zeitnah allen Mitarbeitern, die Zugriff auf die Patientenakten besitzen, zur Verfügung. Sie können parallel und dezentral eingesehen und bearbeitet bzw. ergänzt werden. Eine erhebliche Zeitersparnis und eine wesentliche Verbesserung im Krankenhausbetrieb, von dem alle profitieren - das Krankenhauspersonal, aber auch die Patienten.

Für die Projektumsetzung fiel die Wahl auf die Partner Cocq Datendienst, AuthentiDate und DICOM/Kofax, da diese bereits in anderen Projekten umfangreiche Erfahrung bei der Digitalisierung von hohen Datenmengen unter Einsatz von Signaturen gesammelt hatten. So sind die bei Cocq Datendienst genutzten Hochleistungsscanner bzw. die für den Betrieb der Scanner genutzte Scan-Software Kofax Ascent Capture standardmäßig mit der AuthentiDate Signatur-Technologie ausgestattet.

Betreffend Langzeitarchivierung der signierten Daten hat sich das Bethesda AK Bergedorf für das Archivsystem Hyparchiv der GFT entschieden. Auch dies ist standardmäßig mit AuthentiDate Signatur Technologien erweitert. Das Archiv bietet somit die Möglichkeit, signierte Daten langfristig rechtssicher elektronisch abzulegen.

Zusätzlich können bei Speicherung der Daten im Archiv so genannte qualifizierte Zeitstempel automatisch für jede elektronische Patientenakte erzeugt werden. Dieses Verfahren stellt ebenfalls eine Form der Signatur gemäß Signaturgesetz dar. Durch dessen Einsatz kann rechtssicher nachgewiesen werden, seit wann die elektronischen Patientenakten in der dort gespeicherten Form vorliegen.