Ratgeber Projektmanagement
So gelingt die Einführung von PM-Software
Übergang in den Regelbetrieb
Zwar geht die PM-Software nach Abschluss der Pilotphase offiziell in den Regelbetrieb über, doch damit ist sie noch keinesfalls im vollen Umfang aktiviert. Denn zu diesem Zeitpunkt nutzen die am Projekt beteiligten Personen oft erst einen Bruchteil der vorhandenen Funktionen.
Die PM-Software sollte zudem auf Zuwachs angelegt sein, damit sie das zu erwartende Wachstum im Unternehmen künftig abbilden kann. Bis der Vollbetrieb erreicht ist, dauert es meist mehrere Jahre, in denen die Software durch systematische Schulungen und regelmäßige Feedback-Schleifen kontinuierlich an die steigenden Ansprüche des Unternehmens angepasst werden muss.
Wenigsten zu Beginn der Anwendung sollte jedes Unternehmen einen "Kümmerer" bereitstellen. Das ist eine Person aus dem Betrieb, klassischerweise aus dem Project Management Office (PMO), die sich als Vollzeitkraft für die Software einsetzt. Sie organisiert Trainings und Anwendertreffen, stimmt eventuelle Anpassungen mit dem Softwareanbieter ab und trägt die Erfahrungen zusammen.
- Spielregeln für das Projekt-Team
Diese Spielregeln sorgen für eine offene Kommunikation und bieten auch im Konfliktfall eine Orientierung. - Projektauftrag klar definieren
Der Projektauftrag ist das A und O der Projektdurchführung. Er bildet die Grundlage für die Abnahme der Projektergebnisse und damit den Projekterfolg! - Projekt in steuerbare Arbeitspakete schneiden
In jeder Phase des Projekts den Überblick bewahren. - Betroffene zu Beteiligten machen
Ein offenes Ohr für die Projektbeteiligten erhöht die Akzeptanz der zukünftigen Nutzer. - Projekt(kern)team klein halten
Auch bei der Durchführung eines Projektes gilt: Zu viele Köche verderben den Brei. - Umgang mit Change Requests definieren
Hinterfragen Sie Änderungswünsche während der Projektdurchführung kritisch und prüfen Sie sie auf ihre Sinnhaftigkeit. - Abnahme-Prozess formalisieren
Keine Kritik ohne Verbesserungsvorschlag: Ein Feedback-Formular mit Pflichtfeld "Verbesserungsvorschlag" sorgt für Konstruktivität im Feedback-Prozess. - Projektmanagement leben
Kommunikation, Kommunikation und nochmal Kommunikation! - Management of Change: „Hypercare“ einplanen
Ein speziell hierfür ernannter Ansprechpartner hilft über Probleme und Sorgen in den ersten Tagen nach der Systemeinführung hinweg. - Übergabe in den Betrieb sicherstellen
Eine geregelte Übergabe ermöglicht den reibungslosen Betrieb des IT-Systems. - Lessons Learned
Die Erfahrungen sollten am Ende eines Projekts zusammengetragen werden, um für die nächsten Projekte zu lernen.
Unterschätzte Effekte
Der Großteil der Kosten einer PM-Software-Einführung entsteht also nicht durch die Lizenzbeschaffung. Viel teuerer kommt die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen nach der Implementierung.
Viele Unternehmen unterschätzen einen wichtigen Effekt der PM-Software: Sie steigert die Transparenz im Unternehmen - eine Nebenwirkung, die grundsätzlich für jedes Unternehmen positiv ist, aber in der Praxis häufig Probleme aufwirft. Oft überfordert diese Transparenz der Vorgänge die Mitarbeiter und deren Kritikfähigkeit.
PM-Software setzt ein offenes Klima und die Fähigkeit der beteiligten Mitarbeiter voraus, sachliche Kritik zu üben und anzunehmen. In diesem Sinn fordert die Software häufig auch eine Weiterentwicklung der Projekt-Management-Kultur im Unternehmen
Kein Automatismus
Eine PM-Software erleichtert die effektive Steuerung, Planung und Koordination von Projekten erheblich. Doch kein Produkt führt zu einer automatischen Verbesserung des Projekt-Managements. PM-Software ist nie der Motor eines Projekts, sondern dient lediglich dessen Unterstützung.
Auswahl, Pilotierung und Implementierung einer PM-Software erfordern von jedem Unternehmen in jeder Phase eine hohe Bereitschaft zu einer Auseinandersetzung mit der eigenen Projektorganisation. Fehlt diese, riskiert das Unternehmen einen Fehlschlag, der das Projekt-Management insgesamt zurückwerfen kann.