Es galt, das historisch gewachsene, selbst programmierte Unix-System Fibu 2000 abzulösen. Der Handlungsdruck war in den vergangenen Jahren immer mehr gewachsen. Mit der unternehmensweiten KonsolidierungKonsolidierung musste in der Vergangenheit jeweils schon zu Jahresanfang begonnen werden, um diese im Sommer dem Wirtschaftsprüfer vorlegen zu können. Alles zu Konsolidierung auf CIO.de

Zentrale Daten-Auswertung war nicht möglich

Der Grund: Es war keine zentrale Auswertung möglich. Folglich standen keine aktuellen Management-Kennzahlen zur Steuerung des Verbands zur Verfügung. Vieles musste mühsam aus Excel-Tabellen herausgelesen werden. Zentrales Ziel war es demnach, über moderne Software eine wirtschaftlichere Arbeitsweise herbeizuführen – bezogen auf die jährliche Konsolidierung, gleichermaßen aber auch auf die tägliche Arbeit.

Zusammengenommen gab es für die 73 Kreis-, fünf Bezirksverbände und für die Landesgeschäftsstelle insgesamt 177 Buchungsmandanten. Dies ist für eine so große Organisation wie das Bayerische Rote Kreuz keineswegs ungewöhnlich. Wie in vielen anderen medizinischen und sozialen Einrichtungen auch wächst Software durch hinzukommende Anforderungen so lange, bis irgendwann das große Aufräumen kommen muss. Man nennt diesen Zustand auch "organisch gewachsen".

Beim Aufräumen der chaotischen Software-Landschaft wurde jeder Mandant einzeln betrachtet, und es wurde gefragt: "Brauchen wir den noch oder können wir ihn in eine andere Hierarchie bringen?" 80 Kontenpläne standen auf dem Prüfstand. In der gemeinsamen Räumaktion blieb davon ein einziger übrig. Dadurch ist jetzt die Konsolidierung aller Einzelabrechnungen quasi auf Knopfdruck möglich.

Die Migration selbst war ein Kraftakt. Insgesamt mussten die Daten von 177 Mandanten ins neue System überführt werden. Pro Mandant bedeutete das rund einen halben Tag Arbeit. Pro Mandant waren rund 40 Einzelschritte zu beachten, die ineinandergreifen und nacheinander ablaufen mussten. Ein großer Stolperstein waren die über 30 Vorsysteme von anderen Herstellern, die es anzubinden galt. Beispiele hierfür waren: Heimverwaltung für Altenheime, Kindertageseinrichtungen oder Essen auf Rädern.