Wo früher Postwagen beladen und die einzelnen Büros abgeklappert wurden, übernimmt nun die Elektronik das Zuordnen und Verteilen der Unterlagen. 20 bis 25 Millionen Briefe erreichen die Techniker Krankenkasse pro Jahr - das können Adressänderungen sein oder Einzugsermächtigungen, An- und Abmeldungen oder die nicht unerhebliche Korrespondenz mit Arbeitgebern oder den sogenannten Leistungserbringern wie Krankenhäusern und Ärzten.

Mitte 2009 stehen der Krankenkasse deutschlandweit sieben Scan-Zentren zur Verfügung, in denen die Post zunächst landet. Nach dem Einlesen werden Daten auf die Reise durch das Unternehmen geschickt. Abhängig von der Art des Dokumentes taktet das System gleichzeitig die Archivierungsphasen ein. "Manche Daten müssen sechs Monate, andere bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden", erklärt Projektleiter der TK Jörg Nieslony.

An den Scanservice angeschlossen haben die Verantwortlichen ein Postkorbsystem, das die Daten an die richtige Dienststelle verteilt. Bereits beim Scannen findet eine erste Überprüfung der Dokumente statt, um die Inhalte auf bestimmte Plausibilitäten hin zu checken. Verschiedene Dokumentarten (etwa Familienversicherungsfragebögen) können bereits komplett maschinell verarbeitet werden.

Die TK-Mitarbeiter müssen mit dem neuen System ihre Post künftig nur noch aus einem elektronischen Fach heraussuchen. Um bequem arbeiten zu können, hat das Unternehmen ihre PCs außerdem mit einem zusätzlichen Bildschirm ausgestattet. "Wir haben auch den Einsatz einzelner, größerer Bildschirme geprüft", sagt Nieslony. Doch die Arbeit an zwei Monitoren hat sich als die komfortablere Lösung erwiesen.