Telekom macht Schluss mit dem Vorlagenchaos

Digitale Dokumentenvorlagen

Trotz des großen Personalaufwands sagt Hahn: "Bei den Effekten, die wir erzielt haben, würde ich heute schon klar bei der Frage nach dem Return on Investment sagen, dass sich das Projekt gerechnet hat." Für die endgültige Erfolgsbilanz war aber ein zweiter wesentlicher Schritt nötig: die Einführung einheitlicher digitaler Dokumentenvorlagen für den gesamten Konzern.

"Ein Problem beim Umstellen auf die Shared-Service-Einheit war, dass alle Standorte eine eigene Historie hatten", sagt Hahn. „Das bedeutet, dass sie unabhängig voneinander eigene Vorlagen für Dokumente und Formulare entwickelt hatten." Einige setzten dabei auf Word-Dokumente, andere auf Excel-Blätter, wieder andere auf PDFs. Die Folge: Für ein und denselben Sachverhalt gab es im Konzern Dutzende von verschiedenen Formblättern in unterschiedlichen Datenformaten. Sie alle wurden ausgedruckt, ausgefüllt und in die Personalakten gelegt.

Rund 3000 unterschiedliche Word Docs, Power-Point- und andere Vorlagen kursierten im Unternehmen. "Der Personal Service Telekom trat auch Jahre nach der formellen Integration noch nicht unter einem einheitlichen Erscheinungsbild auf", sagt Hahn. "Die Leute benutzten die Dokumente, die sie noch in den Schubladen hatten." Es passierte durchaus, dass Urlaubsanträge auftauchten, bestückt mit einer Kopfzeile von einer längst aufgelösten Einheit.

Das Projektteam ersetzte das Vorlagendurcheinander nach und nach durch einheitliche digitale Vordrucke im PDF-Format. "Das Ziel war, eine höhere Effizienz zu erreichen, indem wir die Dokumente nicht nur vereinheitlichen, sondern auch proaktiv mit Daten befüllen", erklärt Hahn. Jemand, der einen Antrag bearbeitet, muss zum Beispiel die Adressen nicht mehr per Hand eintragen. Für diesen Arbeitsschritt war Adobe als Softwarepartner zu gewinnen, entschied man im November 2006 auf Basis eines 50 Punkte umfassenden Pflichtenhefts. Wesentlich war die einfache Integration der Technologie in das SAP-System, die auch für das Zusammenspiel mit dem Ticket-System wichtig war. Aber auch die hohe Akzeptanz des Adobe Readers, der als Einzelsoftware bereits im Konzern genutzt wurde, sprach für diesen Anbieter.

Zudem bot Adobe der Telekom an, die Dokumentenvorlagen gemeinsam weiterzuentwickeln. "Wir wollten bewusst als Beta-Tester Akzente setzen, damit die Lösung unseren Anforderungen gerecht wird", sagt Hahn. "Und wir waren als Kunden anspruchsvoll und haben viele Änderungen eingefordert." Heute finden sich viele Features, die sein Team gefordert hat, in der Vollversion des Acrobat Readers und in "Life Cycle".