Telekom macht Schluss mit dem Vorlagenchaos

Hahns Projektteam startete mit der Entwicklung von 50 Vorlagen für die Familienkasse der Telekom. "Sie sitzt in Fulda, wo auch mein Büro ist", begründet Hahn die Entscheidung. „Ich musste nur ins Büro nebenan gehen, um zu sehen, ob die Arbeit mit den Vorlagen funktioniert." Die Mitarbeiter dort konnten selbst entscheiden, ob sie mit den digitalen Vorlagen oder wie gewohnt mit Papier arbeiteten. Schnell zeigte sich, dass die Mitarbeiter, die Ersteres taten, ihr Pensum deutlich besser stemmten als die Papierarbeiter. "Dass der Vorteil der befüllten Vorlagen schnell deutlich wurde, sorgte für die nötige Akzeptanz des Projekts", sagt Hahn.

Nach den Dokumenten für die Familienkasse weitete man die Entwicklung von elektronischen Dokumenten auf alle anderen Bereiche der Telekom aus. Bis heute hat die Personalabteilung 2000 Dokumentenvorlagen entwickelt. Sie alle sind im Voraus mit Informationen befüllt und mit elektronischen Steuerzeichen versehen. Damit können sie automatisch an den richtigen Stellen eingeordnet werden.

Medienbrüche stören nicht

Das bedeutet nicht nur, dass die Dokumente in den Datennetzen der Telekom von allein ihren Weg finden. Die in die Vorlagen integrierten Barcodes werden beim Ausdruck auf Papier mit übertragen – und natürlich auch, wenn ein ausgedrucktes Dokument wieder mit einem Fax oder einem Scanner erfasst wird. Auf diese Weise bleiben die Steuerinformationen auch bei Medienbrüchen erhalten. Praktisch bedeutet das etwa bei der Änderung eines Absatzes in einem Arbeitsvertrag, dass weder die Personalabteilung noch der betroffene Arbeitnehmer das Dokument aus Versehen innerhalb des Konzerns an die falsche Adresse schicken kann. Der Steuercode sorgt dafür, dass sich das Dokument nur auf dem Bildschirm des Mitarbeiters öffnet. Druckt er es aus, unterzeichnet und scannt es ein, leiten die Steuerbefehle im Barcode es durch das Intranet an den Sachbearbeiter zurück.

Automatisch korrekt abgelegt

Das Dokument wandert automatisch in die korrekte Personalakte und hier in die richtige digitale Schublade. Gleichzeitig wird auch das Ticket im Auftrags-Management-System der Personalabteilung um die Information ergänzt, die etwa bei der Rückantwort vom Vertragspartner angekommen ist. "Das ist gegenüber den früheren, manuellen Versandverfahren wesentlich günstiger und weniger fehlerträchtig", sagt Hahn. Vorbei sind die Zeiten, als eine wichtige Vereinbarung nicht auffindbar war, weil sie auf einem Blatt steht, das aus Versehen in die falsche Hängeregistratur gerutscht ist.

Doch nicht nur die Personaler können nun ruhiger schlafen, weil sie um eine gesicherte Ordnung in ihren Aktenbergen wissen. Auch für die Juristen der Telekom bringt das System eine große Erleichterung: Der Austausch aller Vertragsunterlagen wird durch das intelligente Dokumenten-Management ohne menschliche Eingriffe auf eine Weise dokumentiert, die die Anforderungen des Sarbanes-Oxley-Act zur Dokumentation geschäftsrelevanter Vorgänge erfüllt.