Verständlich präsentieren in 5 Schritten

Müssen Techniker Vorträge halten, haben sie es oft mit Zuhörern zu tun, die nur ein Bruchteil dessen verstehen, was sie selbst wissen. So erging es auch Diplominformatikerin Claudia Kimich, die vor Jahren einen sehr technischen Vortrag über Firewalls vorbereitet hatte, da sie mit IT-Leitern als Auditorium rechnete. Doch als sie ankam, merkte sie sehr schnell, dass vor ihr Geschäftsführer saßen, deren IT-Know-how kaum über Anwendungswissen hinausging. Also schaltete sie den Beamer aus und versuchte, das große Gebiet IT-Sicherheit in allgemein verständlichen Bildern und mit so mancher Anekdote zu erklären. Das Publikum verfolgte ihren Vortrag aufmerksam, während viele beim Folgevortrag, der technisch sehr in die Tiefe ging, den Raum verließen.

Mittlerweile ist Claudia Kimich als Verhandlungsexpertin und Trainerin unterwegs und bringt in ihren Seminaren unter anderem IT-Profis bei, wie sie verständlich kommunizieren und präsentieren. Im Gespräch verriet die Münchnerin die fünf wichtigsten Tipps, wie IT-Profis so präsentieren, dass ihre Botschaften ankommen.

1. Wer ist meine Zielgruppe?

Diese Frage sollte sich jeder stellen, bevor er den ersten Satz aufschreibt. Zugleich sollten Redner bedenken, dass sie in der Regel nicht vor ihrer eigenen Zielgruppe sprechen, die genauso viel über IT und Technik weiß, sprechen. Darum rät Trainerin Kimich zum "Oma-Test". Das heißt den Vortrag vor jemand zu halten, der der Zielgruppe angehört, und am besten alle Abkürzungen wegzulassen und Fachausdrücke nur zu verwenden, wenn man sie auch in einem Einschub erklären kann.

2. Setzen Sie sich ein Ziel!

Vor der Rede sollte man sich überlegen, welches Ziel man selbst verfolgt: Will man eine neue Technik nahe bringen, etwas verkaufen oder einen Trend setzen? Zugleich gilt es zu überlegen, welches Ziel verfolgt das Unternehmen mit der Präsentation. Und was ist die Motivation der Zuhörer? Wer erkannt hat, dass es durchaus drei unterschiedliche Ziele sein können, ist schon einen Schritt weiter. Dann sollte er sich fragen, wie alle Ziele am besten zu vereinbaren sind. Immer sollte man sich bewusst machen, dass das Unternehmensziel immer über dem eigenen Ziel steht.

3. Achtung Folien-Alarm

"Bei der Präsentation gilt die Regel ´weniger ist mehr´, sagt Claudia Kimich. "Eine Kernaussage pro Folie ist ideal, in einer halben Stunde sollte man höchstens zehn bis zwölf Folien verwenden." Weiterhin empfiehlt sie, nicht mehr als sieben Stichpunkte auf eine Folie zu packen. Diese sollten gut lesbar, also mindestens in Schriftgröße 20 geschrieben sein. Auch auf Abkürzungen sollte der Redner auf den Folien verzichten und die Wörter ausschreiben. Bei jeder Folie sollte man sich fragen: Unterstützt sie den Vortrag oder lenkt sie eher ab? Im zweiten Fall sollte man lieber auf die Folie verzichten.

4. Reden ist manchmal doch Gold

Kein Vortrag sollte von der Folie abgelesen werden. Der Vortragende sollte die Sätze frei formulieren und immer mit dem Publikum Augenkontakt suchen und diesen halten. Braucht ein Redner doch die Folie als Erinnerungsstütze, darf er seinem Publikum nicht den Rücken zudrehen und zur Folie sprechen. Unsichere Redner sollten lieber zwischendurch auf den Laptop vor ihnen schauen, auf dem die Präsentation läuft. Kimich empfiehlt, vorher zu entscheiden, ob die Zuhörer nach dem Vortrag oder währenddessen Fragen stellen können und das auch entsprechend anzukündigen. Letztere Variante sei aber nur etwas für geübte Redner, die nach einer Frage wieder schnell in ihren Vortrag zurückfinden können.

5. Übung macht den Meister

"Um ein guter Redner zu werden, muss man vor allem üben, üben und nochmal üben." Das gilt auch für die Körpersprache: Was mache ich mit meinen Händen? Bewege ich mich während der Rede oder bleibe ich hinter dem Pult stehen? Die größten Fehler fallen einem sofort ins Auge, wenn man seinen Vortrag mit dem Smartphone aufnimmt. Trainerin Kimich rät dazu, sich Feedback einzuholen, entweder von einem Rhetorikprofi oder von einem Mentor: " Ein Rhetorikkurs reicht nicht. Wer gar nicht vortragen will, sollte das seinem Chef auch sagen." Wer aber ja zu einem Vortrag sage, müsse üben und feilen, nicht am Inhalt, sondern an der Verpackung. Schließlich entscheide die Art der Präsentation, ob die inhaltlichen Botschaften beim Publikum ankommen.