Volle Kostentransparenz

Dass die IT das Unternehmen ABB Deutschland insgesamt zu viel kostete, war allen Beteiligten nach einem Blick auf die Endabrechnung klar - viel mehr aber auch nicht. Während die Fachabteilungen die Preise der IT-Leute hinnehmen mussten, konnte die IT selbst auch nicht genau darlegen, wie ihre Preise im Detail zustande kamen. Drei Jahre lang entwickelte und implementierte Information Systems Infrastructure & Services (ISI), der interne IT-Dienstleister, daraufhin das vollautomatische Leistungsverrechnungs-Tool Isibiz.

Im Februar schaltete der Konzern mit Sitz in Mannheim den letzten Service des Kostenverrechnungssystems frei: Seither können Nutzer wie Kostenstellenleiter die Telefongebühren für Festnetz- und Mobilgeräte im Intranet einsehen. "Insgesamt sparen wir jährlich 15 Prozent unseres früher 70 Millionen Euro großen Etats; und wir haben für alle Beteiligten völlige Kostentransparenz geschaffen", betont Harald Weickert, einer von zwei ISI-Geschäftsführern.

Kostenübersicht nach vier Klicks

Heute sieht jeder Mitarbeiter dank Isibiz nach vier Klicks auf seinem Bildschirm, was Hardware, Software und Services seines Arbeitsplatzes monatlich kosten. Hinter dem sichtbaren Ergebnis des Intranetbestellsystems stehen drei Module: Order-, Asset- und Invoice-Management.

Über das webbasierte Order-Management bestellen Mitarbeiter an ihrem Monitor Soft- und Hardware, die sie für ihren Arbeitsplatzrechner benötigen. Dabei sehen sie die Fotos der Softwarepackung, des RAM-Speichers oder der Festplatte. Passt das gewünschte Produkt nicht zum PC, kann es erst gar nicht angefordert werden.

Damit die Bestellungen unkompliziert durchgeführt werden können, hat ABB weltweit den Arbeitsplatz-standard BCE (Basic Computer Environment) eingeführt. Darin sind alle Komponenten und Dienste definiert, aus denen die Mitarbeiter wählen können. Umgekehrt lässt sich Speicherplatz für Mails oder Hard- und Software jederzeit auch wieder abbestellen. "So steuern die Mitarbeiter und Fachabteilungen ihre Ausgaben selbst. Gerade bei Einführung des Tools fanden sich auf vielen Rechnern Soft- und Hardware, die nie gebraucht wurden, aber Geld kosteten", sagt Weickert. Selbst ein kompletter Rechner kann abbestellt und gegen ein günstigeres Gerät eingetauscht werden.

Nach der Bestellung geht eine Mail an den Kostenstellenleiter, der die Order genehmigen muss. Dann benachrichtigt das System per E-Mail die Einkaufsabteilung, Lieferanten und Verrechnungsstelle.