Volle Kostentransparenz

SAP-Standardlösung reichte nicht

Im Helpdesk arbeiten rund 20 der 330 IT-Kräfte. Sie betreuen 14000 Rechner sowie 15000 Nebenstellen und 3300 externe Anschlüsse. "80 Prozent der 10000 Anfragen im Monat löst der Helpdesk auf Level 1", so Weickert.

Nicht nur Soft- und Hardwarebestellung laufen vollautomatisch; sämtliche Bestelldaten fließen zudem automatisch ins SAPSAP ein. Allerdings bedurfte es dafür einer technisch neuen Lösung. Denn vieles ließ sich im SAP-Modul SD (Sales and Distribution) nicht automatisieren oder war nur umständlich zu bewerkstelligen. Zudem stellte die Zahl der Verträge (12000 mit durchnittlich 25 Positionen) ein Performance-Problem für das ERP-System dar, sodass die Abrechnung drei Tage dauerte. Weickert: "Für ein Millionen teures System war das einfach zu lang." Alles zu SAP auf CIO.de

Deshalb lagerte er die detaillierte Rechnungserstellung auf einen Biztalk-Server von MicrosoftMicrosoft aus. Dort sammelt das "Invoice"-Modul alle Daten der IT-Verbräuche und wandelt sie monatlich in eine Abrechnung um. Anschließend überträgt der Biztalk-Server die komprimierte Abrechnung ins SAP-System. "Heute brauchen wir nur noch zwei Stunden für eine Monatsfakturierung." Alles zu Microsoft auf CIO.de

Doch zum Abrechnen sind Preise nötig. Die werden - ebenso wie Dienste und Service Levels - bei regelmäßigen Treffen eines Boards mit Mitarbeitern aus Fach- und IT-Abteilungen im so genannten Service Catalogue festgelegt. Weil die Fachabteilungen den Preisen der IT-Abteilung misstrauten, bedient sich das Board externer Hilfe. "Die Kosten richten sich nach Gartner-Benchmark-Preisen. Jetzt sehen die Fachabteilungen, dass sie sogar 20 Prozent weniger als marktüblich zahlen", betont Weickert.

Allerdings kam auch die IT-Abteilung nicht an den Benchmark-Preisen vorbei; einige Dienste waren doch zu teuer. Beschweren kann sich aber niemand mehr. Denn heute weiß jeder Mitarbeiter über seine IT-Kosten und ihr Zustandekommen genau Bescheid.