Vollmachten: Wer unterschreibt was?

Beispiele: Erst nachdenken, dann unterschreiben

Im Büro-Alltag kommt es leicht zu unbedachten Vertragsabschlüssen, die ungeahnte Konsequenzen mit sich ziehen können. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter sensibilisieren und Befugnisse klar regeln.

Paketannahme: Schnell quittieren Mitarbeiter einen Paketempfang, ohne die Lieferung vorab auf äußere Schäden hin zu untersuchen. Mit der Unterschrift haftet der Abnehmer unter Umständen für Transportschäden. Besondere Vorsicht ist bei der Paketannahme für Büronachbarn gefragt. Die Zustellung könnte in den eigenen Büroräumen beschädigt oder gestohlen werden. Obendrein werden möglicherweise wichtige Fristen in Gang gesetzt. Praxistipp: Postbevollmächtigte benennen und im Zweifelsfall Zustellungen ablehnen.

Bürobestellung: Oft bestellen Mitarbeiter Büromaterialen in Eigenregie ohne sich mit Kollegen abzustimmen. Schnell kann es so zu Doppelbestellungen oder Fehlkäufen kommen. Zudem drohen Zusatzkosten, weil das Kleingedruckte überlesen oder Sonderkonditionen nicht ausgeschöpft wurden. Praxistipp: Bündelung von Bestellung und Beauftragung durch einen festen Personenkreis.

Stundenzettel: Viele Dienstleister legen nach Erledigung ihrer Arbeiten einen Auftrags- oder Stundenzettel zur Unterschrift vor. Doch stimmen Stundenaufwand und Kostenpositionen? Eine genaue Überprüfung ist Pflicht. Wer übereilt quittiert, läuft zudem Gefahr eine Leistung abzunehmen, die nicht auftragsgerecht erfüllt wurde. Praxistipp: Auf eine offizielle Abnahme gegebenenfalls mit Funktionstest bestehen; im Zweifelsfall nicht oder nur "unter Vorbehalt" unterschreiben.

Der Autor Gereon Gemeinhardt ist Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Erbrecht und Steuerberater der Kanzlei DHPG in Bornheim.