Was bringt Unified Communications?

Verfügbarkeit wird transparent

Der klassische Telefonanruf erfolgt blind: wir wissen nicht, ob die angerufene Teamkollegin da ist und Zeit hat. Nützlich also, zu wissen, ob ein gewünschter Kommunikationspartner gerade verfügbar ist und, falls ja, auf welchem seiner Endgeräte. Abhilfe schafft der in UC-Lösungen integrierte "Presence Service". Er prüft regelmäßig oder bei Bedarf den Belegtzustand der Endgeräte eines Teilnehmers, aber beispielsweise auch Kalendereinträge.

Die Anbieter preisen den Presence Service als die 40-Liter-Holstein-Kuh im UC-Stall. Gewiss ist die Verfügbarkeitsanzeige sinnvoll. Wenn die Chefin seit Stunden intensiv beschäftigt ist, sollte man jetzt besser nicht seine Gehaltswünsche vor ihr ausbreiten. Allerdings steht und fällt der Wert dieser Präsenzinformation mit der Sorgfalt, die auf die Pflege der Statusanzeigen verwendet und mit der Art und Weise, wie damit umgegangen wird.

An Effizienz gewinnt die betriebliche Kommunikation, wenn die Präsenzinformation auch die systematische Suche nach verfügbaren Personen erlaubt, die beispielsweise eine gerade benötigte technische, administrative oder juristische Kompetenz haben. So lässt sich Fachwissen zeitgerecht in technische Diskussionen oder juristische Verhandlungen einbeziehen. Das setzt jedoch voraus, dass Verzeichnis- beziehungsweise Organigramminformationen des Unternehmens in die Präsenzanzeige eingebunden sind.

Die Integration der Echtzeitdienste Chat, Telefonie und Konferenzen mit Basisfunktionen wie E-Mail und Kalender ist eine weitere Stärke vieler UC-Lösungen - vor allem wegen der Akzeptanz dieser Basiswerkzeuge. Hier lassen sich mobil wie stationär Datenbestände mit den wichtigsten Kommunikationspartnern ("Kontakte", "Buddies") pflegen sowie Termine und Einladungen zu Telefon-, Video- oder Anwendungskonferenzen verwalten.

Unnötige Transferzeiten schwinden

Büroarbeit ist zunehmend Fernarbeit, auch innerhalb des Firmengeländes. Weil zum Beispiel einige Meeting-Teilnehmer ohnehin ständig unterwegs sind, die Wege zu weit und die Räume zu knapp sind, werden physische Treffen seltener. Das virtuelle Meeting per Telefon- oder Videokonferenz ist in vielen Unternehmen schon die Norm. UC-Lösungen beschleunigem diesen Trend. Sie helfen damit, Transferzeiten auf dem Gelände zu vermeiden.

Faktisch wird für den Mitarbeiter die Erfahrung mit virtuellen Konferenzen am Büroarbeitsplatz zur Qualitätsreferenz für die UC-Lösung. Und Heimarbeiter fühlen sich Büro-integriert, wenn sie von ihrem UC-Arbeitsplatz zuhause qualitativ und funktional genauso an Konferenzen teilhaben können wie im Büro.

Eine Mitarbeiterin, die viel reist, ist für die Unternehmenskommunikation auf ihr mobiles Endgerät angewiesen. Smartphone, Tablet oder Notebook sollten also annährend dieselbe Qualität aufweisen wie das Equipment im Büro. Die großen UC-Lösungen bieten hier für die gängigen Mobilplattformen, derzeit also für AndroidAndroid, iOS4 und RIM OS, recht komfortable UC-Clients. Besonderes Augenmerk sollte außerdem den Mechanismen zur Qualitätssteigerung (Bandbreitenreservierung, Codecs, Freisprecheinrichtungen) und zur Senkung der Roaming-Kosten (Wegewahl) gelten. Alles zu Android auf CIO.de