Forrester-Fragebogen
Was ein Vendor Management Office können muss
Das Anbieter-Management fristet in vielen Firmen noch ein Schattendasein. Sogenannte Vendor Management Offices (VMO) werden vielerorts nicht ausreichend erst genommen, hat Patrick Connaughton vom Marktforscher Forrester in einer Studie herausgefunden. Entscheidend sei, dass ein VMO gewichtige Fürsprecher im Unternehmen habe.
- Ein Vendor Management Office muss ...
... nach Ansicht von Forrester den gesamten Outsourcing-Vorgang begleiten. Bei der Ausschreibung soll es etwa durch eine nachvollziehbare Vorauswahl die Übersicht über mögliche Dienstleister erleichtern. - Den Vertragsschluss muss das Anbieter-Management unter anderem ...
... mit geeigneten Vertragsvorlagen unterstützen. - Während der Laufzeit eines Outsourcing-Vertrags ...
... ist das Anbieter-Management Ansprechpartner für Dienstleister und versucht Konflikte zu lösen. - Auch über einzelne Projekte hinaus ...
... lässt sich die Leistung eines VMO beurteilen. Ein möglicher Maßstab ist, ob die Qualität der zugekauften Dienstleistungen zunimmt und gleichzeitig die Kosten sinken.
Erste Schritte zur Einrichtung eines VMO unternehmen nach Beobachtung der Marktforscher immer mehr Firmen. Vielerorts sei allerdings die Diskussion über die Rolle, die diese Institution einnehmen solle, noch in den Anfängen. Wie ein VMO aufgebaut ist und wofür die ihm zugeteilten Mitarbeiter bei der Auswahl und bei Vertragsabschluss mit externen Dienstleistern zuständig sind, ist ebenfalls von Unternehmen zu Unternehmen höchst unterschiedlich.
Forrester empfiehlt, während und nach jedem Auslagerungs-Vorgang zu erfragen, ob die Arbeit des Anbieter-Managements bei Outsourcing-Geschäften zur Zufriedenheit der Anwender beigetragen hat. Dafür hat das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen einen Fragebogen entwickelt. Er deckt alle Phasen eines Outsourcing-Projekts ab: von der Ausschreibung über Vertragsverabschluss und Laufzeit des Projekts bis zur übergreifenden Einschätzung des Outsourcings.
Handfeste Kriterien bei der Ausschreibung
In der ersten Phase eines Auslagerungsvorhabens kann ein Vendor Management Office eine seiner wichtigsten Aufgaben erfüllen. Es kann Vorlagen und Best Practices bereitstellen. Als übergreifende Einheit soll ein VMO Forrester zufolge außerdem "Anforderungs-Silos" aufbrechen, wie Connaughton formuliert. Sprich: Es bringt die unterschiedlichen Vorstellungen der Abteilungen auf einen Nenner.