Was ein Vendor Management Office können muss

Ob das VMO diese Aufgabe zufriedenstellend erledigt, lässt sich beispielsweise daran messen, wie es zur Erstellung der Ausschreibung beigetragen hat. Typische Fragen, um das einzuschätzen, sind nach Vorschlag von Forrester die, ob das VMO transparente Kriterien angelegt hat bei der Entscheidung, welche Anbieter in die engere Wahl kommen, oder ob es gut organisierte Treffen mit Anbietern veranstaltet hat. Als wichtiges Kriterium nennt Connaughton auch die Frage, ob das Einschalten des VMO den Auswahlprozess nicht übermäßig verlängert hat.

Verhandlungen strukturiert führen

Viele Firmen haben Verhandlungen mit potenziellen Dienstleistern bisher "eher als Kunst denn als Wissenschaft" betrachtet, meint Patrick Connaughton. Soll heißen: Methodisch gehen die Verantwortlichen in Unternehmen dabei häufig nicht vor. Auch hier kann ein VMO Ordnung schaffen. Für Verhandlungen kann es eine strukturierte Methode bereitstellen. Stehen Neuverhandlungen mit einem schon bekannten Dienstleister an, muss das VMO die richtigen Leistungskennzahlen zur Verfügung stellen.

Beim Vertragsabschluss kommt dem Vendor Management Office die Aufgabe zu, geeignete Vorlagen zu liefern. Sie sollen zu einem Abschluss führen, der für den Auftraggeber möglichst vorteilhaft ist und rechtliche Risiken auf ein Mininum begrenzt. Hilfreich ist dafür ein zentrales Archiv mit Standard-Vertragsklauseln. Der Einsatz solcher Standardklauseln darf allerdings nicht dazu führen, dass sich ein Vertrag nicht individuell anpassen lässt.

Kritische Begleitung während der Vertragslaufzeit

Nach Abschluss eines Vertrags mit einem Dienstleister ist die Arbeit der Anbieter-Manager keineswegs beendet, wie Connaughton betont. Das VMO muss während der ganzen Laufzeit überwachen, ob sich womöglich neue Rechtsfragen aus einem Outsourcing-Vertrag ergeben, und es muss Konflikte mit Anbietern bereinigen. Dabei gilt wiederum: Ausbremsen darf das Anbieter-Management die Durchführung durch seine Kontrollarbeiten nicht übermäßig.

Beurteilen lässt sich die Arbeit des VMO in dieser Phase etwa danach, ob die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister davon profitiert hat, dass eine zentrale Einheit den Vertrag vorbereitet hat und seine Ausführung kontrolliert. Als weiteres Kriterium schlägt Connaughton vor, darauf zu achten, dass das VMO regelmäßige Berichte über die Zusammenarbeit mit Dienstleistern abliefert. Außerdem muss es auf Anfragen der Anbieter zügig antworten.