„SAPSAP ist kein Problem“, erklärt Rainer Schucker, Projektleiter Archivierung bei dem Handelskonzern. Für Daten, die durch das Walldorfer System laufen, gibt es eine eigene GdPDU-Anwendung, die Prüfer können hier per Zugriffsberechtigung direkt im System arbeiten. Alles zu SAP auf CIO.de

Anders verhält es sich mit den zahlreichen anderen Systemen aus denen täglich Daten anfallen, und die ebenfalls von den Finanzbehörden geprüft werden. Seit Januar 2002 gelten im deutschen Steuerrecht die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU). Für die Firmen bedeutet das, sämtliche relevanten Daten in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen.

"Dabei geht es allerdings nicht um Belege oder andere Geschäftsdokumente, sondern um die reinen Rohdaten“, erläutert Schucker. Bei dem Mühlheimer Unternehmen betrifft das unter anderem Informationen aus den Lagern, aus den Filialen von Kaiser’s, Tengelmann und Plus sowie aus den Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten. Wichtig sind hier die sogenannten Kassendaten, nicht die in der Buchhaltung gesammelten Belege - "das wäre ein Fall für ein Dokumenten-Managementsystem“.

Sämtliche benötigten Daten werden bei der Tengelmann Handelsgesellschaft, genauer, bei den Filialen der einzelnen Sparten, mit einer Vielzahl von Anwendungen auf allen nur denkbaren Hardware-Plattformen erzeugt. Dazu gehört ein Siemens-Großrechner ebenso wie verschiedene Unix- und Linux-Systeme oder Windows-Server. Auch das Spektrum der Datenbanken, die die Informationen speichern, ist bunt.

Software-Hersteller vergessen herkömmliche Formate

Die Verantwortlichen suchten daher nach einer Lösung, mit der Daten so aufbereitet und zusammengeführt werden können, dass sie bei der Betriebsprüfung schnell in elektronischer Form zur Verfügung stehen. Gerade die Unterstützung verschiedener Datenformate für den nötigen Import stellte sich bei der Suche nach dem passenden System als Hemmschuh heraus. Schucker ist überrascht: "EDI beispielsweise ist ein weit verbreitetes Format, trotzdem berücksichtigen es viele Hersteller nicht.“ Entweder es gab schlechte oder gar keine EDI-Converter, so ein Ergebnis die Suche. Schucker entschied sich schließlich für die Anwendung "Opti.List" des GDPDU-Spezialisten hsp. Die Anwendung basiert auf der Technologie des Herstellers Progress Software.