3. Sich in der Branche nach Erfahrungen umhören. Es kann nicht schaden, sich umzuhören, was es in der Branche für Erfahrungen mit dem Audit-Team gibt. Möglicherweise kann man von Fehlern anderer lernen.

Ist ein Termin für das Erstgespräch vereinbart, sollte der IT-Chef Folgendes beachten:

1. Zunächst einmal über den Vertrag sprechen. Nach den Erfahrungen von Forrester beruht mancher Ärger bei License Audits darauf, dass die Parteien von unterschiedlichen Voraussetzungen über den Vertragsinhalt ausgehen. So haben die Analysten beobachtet, dass Hersteller einseitig Bestimmungen ändern, ohne das in angemessener Weise zu kommunizieren. Deshalb sollte der Anwender darauf bestehen, dass zunächst einmal geklärt wird, wie die aktuelle Vereinbarung aussieht.

2. Den Status der Implementierungen checken. Bevor das Audit-Team die Software überprüft, muss es der CIO selbst tun. Wurden irgendwo falsche Produkt-Versionen implementiert? Welche Shelfware gibt es? Welche Lizenzen wurden von welchem Reseller gekauft und wie ist deren Verhältnis zum Hersteller? Wenn diese Punkte nicht sauber dokumentiert sind, ist es spätestens vor einem Audit an der Zeit, das nachzuholen.

3. Mit dem Audit-Team über dessen Vorgehen verständigen. Wenn Uneinigkeiten über den Vertragsinhalt besprochen werden konnten, sollte das Anwender-Unternehmen mit dem Audit-Team über das konkrete "Was" und "Wie" der Zählung sprechen. Ein Forrester-Kunde sagte zu den Analysten: "Man darf dabei bloß keine Unsicherheit zeigen - Auditors wittern Angst."

Verhandlungen bei fehlenden Lizenzen

Wenn das Anwender-Unternehmen den Status seiner Lizenzen wegen eines anstehenden Audits selbst überprüft und feststellt, dass tatsächlich Berechtigungen fehlen, kann man immer noch mit dem Hersteller reden. Laut Forrester lassen sich Software-Unternehmen vor allem dann auf Verhandlungen ein, wenn sie das Gefühl haben, dass der Anwender ehrlich ist.